Stand: 5. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Wie sieht ein Lastenheft aus?
Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem ein Unternehmen beschreibt, was ein neues System leisten soll. Es beginnt mit der Ausgangslage und den Zielen, beschreibt dann die Abläufe und die einzelnen Anforderungen und endet mit Mengengerüst, Rollen, Schnittstellen und Rahmenbedingungen. Wie die Lösung technisch aussieht, steht nicht darin; das ist Aufgabe des Pflichtenhefts.
Das folgende Beispiel ist erfunden. Die Firma, alle Namen und alle Zahlen sind frei gewählt und dienen nur der Anschauung. Die Musterfirma nennen wir Nordbrück Technik GmbH: ein Großhandel für Pumpen, Armaturen und Ersatzteile mit eigenem Lager und einem Serviceteam, das beim Kunden Anlagen wartet und repariert. So ist das Lastenheft gegliedert:
1. Ausgangslage und Ziele
- Unternehmen und Bereiche
- Was heute hakt
- Ziele mit Prüfkriterium
2. Abläufe
- Angebot bis Rechnung
- Einkauf und Wareneingang
- Lager und Versand
- Service beim Kunden
3. Anforderungen
- Nummeriert je Bereich
- muss, soll oder kann
- mit Beispiel
4. Mengen, Rollen, Schnittstellen
- Mengengerüst
- Rollen und Rechte
- Anbindungen und Datenübernahme
5. Rahmen
- Betrieb und Hosting
- Budget und Termine
- Ansprechpartner
Ausgangslage und Ziele im Beispiel
Die Ausgangslage beschreibt ehrlich, was heute nicht funktioniert. Sie muss nicht ausführlich sein, aber konkret. In unserem Beispiel liest sie sich so:
„Angebote schreiben wir in einer Textverarbeitung, Aufträge und Rechnungen in einem älteren Warenwirtschaftsprogramm, den Lagerbestand pflegen wir zusätzlich in einer Tabelle. Serviceeinsätze planen wir an einer Wandtafel, die Techniker füllen Papierberichte aus, die im Büro abgetippt werden. Wer wissen will, ob ein Ersatzteil da ist oder wann ein Auftrag rausgeht, muss nachfragen.“
Ziele sollten so formuliert sein, dass man nach der Einführung prüfen kann, ob sie erreicht sind. Für die Nordbrück Technik GmbH lauten sie zum Beispiel:
- ✓Jeder Auftrag wird einmal erfasst und läuft ohne erneutes Abtippen bis zur Rechnung.
- ✓Der Lagerbestand ist an einer Stelle gepflegt und für Vertrieb und Service jederzeit sichtbar.
- ✓Techniker erfassen ihren Einsatzbericht am Handy beim Kunden, das Büro rechnet ihn ohne Abschreiben ab.
- ✓Die Geschäftsführung sieht offene Aufträge, Rückstände und Serviceeinsätze ohne händische Auswertung.
Anforderungen formulieren: muss, soll, kann
Der Kern jedes Lastenhefts sind die Anforderungen. Bewährt hat sich, jede Anforderung zu nummerieren, einem Bereich zuzuordnen und mit einem von drei Wörtern zu gewichten. „Muss“ heißt: ohne das ist das System nicht brauchbar. „Soll“ heißt: wichtig, aber verhandelbar. „Kann“ heißt: schön, wenn es geht. Ein kurzes Beispiel macht jede Anforderung verständlicher als jede Erklärung.
So sehen Anforderungen aus dem Beispiel aus. Achten Sie darauf, dass jede beschreibt, was passieren soll, und nicht, wie eine Software das technisch löst:
- ✓A-03 Auftrag (muss) — Das System muss aus einem angenommenen Angebot einen Auftrag erzeugen, ohne dass Positionen, Preise oder Kundendaten erneut eingegeben werden.
- ✓L-07 Wareneingang (muss) — Das System muss beim Wareneingang bestellte und gelieferte Menge je Position gegenüberstellen und Abweichungen als eigenen Vorgang an den Einkauf melden.
- ✓L-12 Meldebestand (soll) — Das System soll einen Bestellvorschlag anzeigen, sobald ein Artikel seinen Meldebestand unterschreitet, zum Beispiel bei Dichtungssätzen unter 40 Stück.
- ✓S-04 Einsatzbericht (muss) — Das System muss Technikern erlauben, Arbeitszeit, verbaute Ersatzteile, Fotos und die Unterschrift des Kunden am Handy zu erfassen, auch bei schlechtem Empfang.
- ✓S-09 Anlagenhistorie (soll) — Das System soll zu jeder Anlage beim Kunden alle Einsätze, verbauten Teile und Reklamationen in zeitlicher Reihenfolge zeigen.
- ✓V-02 Versand (kann) — Das System kann Versandetiketten bei den genutzten Paketdiensten direkt aus dem Auftrag erzeugen.
Mengengerüst und Rollen
Das Mengengerüst sagt dem Anbieter, mit welchen Größenordnungen er rechnen muss. Es entscheidet mit über Aufwand, Betrieb und Preis. Genaue Zahlen sind nicht nötig, ehrliche Schätzungen schon.
Am leichtesten kommen Sie an die Zahlen, wenn Sie einen normalen Monat aus dem bisherigen Programm oder den Excel-Listen auszählen: Wie viele Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Reklamationen sind entstanden, und wie viele Menschen haben daran gearbeitet? Notieren Sie auch Spitzen, etwa das Saisongeschäft oder den Jahresabschluss, und wie stark Sie in den nächsten Jahren wachsen wollen. Ein Anbieter kann so einschätzen, ob die Lösung auch bei doppelter Menge noch passt, und Sie vermeiden Überraschungen bei den laufenden Kosten. Im Beispiel, alle Werte frei gewählt:
- ✓Benutzer: 28, davon 9 im Innendienst, 6 im Lager, 10 Techniker im Außendienst und 3 in Buchhaltung und Geschäftsführung.
- ✓Artikel: rund 12.000, davon etwa 3.500 lagergeführt.
- ✓Aufträge: etwa 60 pro Arbeitstag, mit durchschnittlich 5 Positionen.
- ✓Serviceeinsätze: etwa 25 pro Arbeitstag an rund 1.800 Anlagen beim Kunden.
- ✓Altdaten: Kunden, Lieferanten und Artikel aus dem bisherigen Programm sowie offene Aufträge; abgeschlossene Belege bleiben im Archiv.
Rollen, Schnittstellen und Rahmen
Rollen beschreiben, wer im System was tun darf. Im Lastenheft reicht eine Liste mit den Aufgaben je Rolle; die technische Umsetzung der Rechte gehört ins Pflichtenheft. Im Beispiel gibt es Innendienst, Lager, Technik, Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsführung. Ein Satz je Rolle genügt, etwa: „Techniker sehen nur ihre eigenen Einsätze und die Anlagen der betreffenden Kunden, keine Preise im Einkauf.“
Schnittstellen und Rahmenbedingungen gehören in denselben Teil. Für die Nordbrück Technik GmbH lauten sie so:
- ✓Buchhaltung: Übergabe von Ausgangs- und Eingangsrechnungen an die Steuerberatung im dort üblichen Format.
- ✓Webshop: Aufträge aus dem eigenen Shop werden übernommen, Bestände zurückgemeldet.
- ✓Paketdienste: Etiketten und Sendungsnummern für die beiden genutzten Dienste.
- ✓E-Mail: Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen werden aus dem System verschickt.
- ✓Datenübernahme: Kunden, Lieferanten, Artikel und Anlagen per Import, mit einem Probelauf vor dem Start.
- ✓Betrieb: Hosting in Deutschland, Sicherungen und Updates durch den Anbieter, Nutzung im Browser und am Handy.
Typische Fehler im Lastenheft
Die meisten Probleme in ERP-Projekten lassen sich auf ein unklares Lastenheft zurückführen. Diese Fehler begegnen einem besonders oft:
- ✓Lösung statt Anforderung — „Wir brauchen ein Dropdown mit fünf Werten“ beschreibt eine Lösung. Besser: welche Information erfasst werden muss und wofür sie gebraucht wird.
- ✓Alles ist ein Muss — Wenn jede Anforderung Muss ist, fehlt die Grundlage für Entscheidungen. Eine ehrliche Gewichtung zeigt, worauf es wirklich ankommt.
- ✓Nur der Idealfall — Sonderfälle wie Teillieferungen, Gutschriften oder Reparaturen unter Garantie machen den Aufwand aus. Schreiben Sie sie auf, mit Beispiel.
- ✓Ohne die Fachbereiche geschrieben — Ein Lastenheft aus der Geschäftsführung allein übersieht, wie im Lager und beim Kunden tatsächlich gearbeitet wird.
- ✓Kopierte Vorlage — Eine Vorlage hilft bei der Gliederung. Wer ihre Anforderungen übernimmt, beschreibt das Unternehmen eines anderen.
- ✓Kein Mengengerüst — Ohne Zahlen kann kein Anbieter Aufwand und Betrieb verlässlich einschätzen, und die Angebote lassen sich kaum vergleichen.
Ihr eigenes Lastenheft mit XGait
Für Ihr eigenes Lastenheft brauchen Sie keine leere Vorlage. Im ERP-Lastenheft-Generator auf xgait.com/erp-lastenheft erzählen Sie Ihre Abläufe, getippt oder eingesprochen, und tippen passende Bausteine wie Wareneingang, Serviceauftrag oder Reklamation an. Sie sehen Ihr Unternehmen als Grafik und laden das Ergebnis als Lastenheft herunter, gegliedert wie im Beispiel oben.
Ihr Lastenheft ist bei uns der Bauplan. XGait ist ein Business Framework für Unternehmenssoftware, nach Ihren Abläufen konfiguriert und nicht programmiert: Aus Ihren Anforderungen werden Objekte, Felder, Status, Workflows und Rollen. Auf Ihr Lastenheft antworten wir mit einem Umsetzungsvorschlag mit Angebot, der faktisch unser Pflichtenheft ist. Danach folgen Aufbau, Test und Freigabe sowie Schulung. Ihr System wird in Deutschland gehostet, Ihre Daten liegen getrennt von anderen Kunden. Die Software kostet ab 970 € pro Monat netto, der Preis richtet sich nach dem Umfang, nicht nach der Zahl der Benutzer.
