Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was kostet ein ERP-System?
Was ein ERP-System kostet, hängt vor allem vom Umfang Ihrer Abläufe, der Zahl der Benutzer, dem Betriebsmodell und dem Anpassungsbedarf ab; eine verlässliche Pauschale gibt es nicht. Die Gesamtkosten setzen sich aus fünf Arten zusammen: Einführung, Lizenz oder Software, Betrieb, Service und interne Zeit. Wer nur den Softwarepreis vergleicht, sieht nur einen Teil.
Pauschale Preislisten helfen deshalb wenig: Zwei Unternehmen gleicher Größe können sehr unterschiedliche Anforderungen haben und damit auch sehr unterschiedliche Kosten.
Sinnvoll ist der Blick auf die Gesamtkosten über mehrere Jahre, im Englischen Total Cost of Ownership (TCO) genannt. Erst diese Rechnung zeigt, was ein System wirklich kostet. Rechnen Sie dabei für jeden Anbieter mit demselben Zeitraum und demselben Leistungsumfang.
Die fünf Kostenarten im Überblick
Die Posten lassen sich in einmalige und laufende Kosten teilen. Einmalig fallen vor allem Einführung und Datenübernahme an, beim Einmalkauf auch die Lizenz. Laufend kommen Betrieb, Service und bei Miete die Software dazu. Die interne Zeit wird oft vergessen, weil sie auf keiner Rechnung steht. Sie fällt trotzdem an, und zwar in den Bereichen, die zugleich das Tagesgeschäft tragen.
Diese Posten gehören in jede Kalkulation, ganz gleich, für welches System Sie sich entscheiden:
- ✓Einführung: Prozessaufnahme, Einrichtung, Anpassungen, Datenübernahme, Schnittstellen, Tests und Schulung.
- ✓Lizenz oder Software: Einmalkauf, Miete je Benutzer oder Preis nach Umfang.
- ✓Betrieb: Server, Hosting, Sicherungen, Überwachung und Updates, sofern diese nicht im Preis enthalten sind.
- ✓Service: Unterstützung im Alltag, Fehlerbehebung und spätere Änderungen.
- ✓Interne Zeit: die Arbeitszeit Ihrer eigenen Leute für Projekt, Tests und Einarbeitung.
ERP-Kosten pro Monat und pro Nutzer
Was ein ERP-System pro Monat kostet, hängt vom Preismodell ab. Bei gemieteter Software besteht der Monatsbetrag meist aus der Gebühr für die Software, dem Betrieb und dem Service. Bei gekaufter Software ist die Lizenz einmalig bezahlt, monatlich fallen dann vor allem Wartung, eigene Server und interne Betreuung an. Damit Sie Angebote vergleichen können, rechnen Sie alle Posten auf denselben Zeitraum um, zum Beispiel auf einen Monat bei fünf Jahren Laufzeit.
Viele Anbieter rechnen pro Nutzer ab, oft mit unterschiedlichen Preisen für volle Zugänge und für eingeschränkte Zugänge, etwa im Lager oder für die Zeiterfassung. Die Formel ist einfach: monatliche Lizenzkosten gleich Zahl der Benutzer mal Preis je Benutzer. Damit steigen die Kosten mit jeder neuen Kollegin, jedem neuen Kollegen und jedem neuen Standort. Fragen Sie deshalb, wer als Benutzer zählt, ob es Mindestmengen oder Staffeln gibt und was ein Zugang kostet, der nur gelegentlich genutzt wird.
Ihre tatsächlichen Monatskosten über die Laufzeit ermitteln Sie so:
- ✓einmalige Kosten (Einführung, Datenübernahme, bei Kauf die Lizenz) geteilt durch die Laufzeit in Monaten
- ✓plus Software je Monat, bei Abrechnung pro Nutzer für alle, die damit arbeiten sollen
- ✓plus Betrieb je Monat, falls nicht im Preis enthalten
- ✓plus Service und spätere Änderungen je Monat
- ✓plus interne Zeit je Monat, bewertet mit einem Stundensatz
Einführungskosten: Was den Aufwand bestimmt
Die Einführung ist vor allem Arbeit an Ihren Abläufen. Ihre Höhe richtet sich danach, wie viele Bereiche und Sonderfälle abgebildet werden, wie viele Altdaten übernommen werden und wie viele andere Systeme anzubinden sind. Bei Standardsoftware entstehen zusätzliche Kosten, wenn Abläufe nicht zum Programm passen und individuell angepasst werden müssen. Solche Anpassungen wirken oft lange nach, weil sie bei Updates erneut geprüft werden müssen.
Fragen Sie deshalb, ob ein Angebot ein Festpreis ist oder nach Aufwand abgerechnet wird, und was genau darin enthalten ist. Ein niedriger Einstieg nach Aufwand kann am Ende teurer sein als ein klar begrenzter Umfang.
ERP kaufen, mieten oder leasen?
Welches Modell günstiger ist, hängt davon ab, wie viele Personen mit dem System arbeiten sollen und wie stark Sie wachsen. Preise je Benutzer führen oft dazu, dass Zugänge gespart werden: Dann arbeiten Lager, Fertigung oder Außendienst weiter auf Papier, und die Medienbrüche bleiben. Prüfen Sie auch, ob Betrieb und Updates im Preis enthalten sind. Ob Kauf, Miete oder Leasing für Sie steuerlich günstiger ist, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
- ✓Einmalkauf — Meist auf eigenen Servern, auch On-Premise genannt. Sie zahlen zu Beginn viel, dazu meist eine jährliche Wartungsgebühr, oft ein fester Anteil des Lizenzpreises. Server, Sicherungen und Updates tragen Sie selbst.
- ✓Miete je Benutzer — Das typische Cloud-Abo. Der Einstieg ist überschaubar, die Kosten steigen aber mit jeder weiteren Person im System. Betrieb und Updates sind oft enthalten.
- ✓Preis nach Umfang — Bezahlt wird, was das System leistet, nicht wie viele damit arbeiten. Zusätzliche Zugänge für Lager oder Außendienst kosten dann keine weitere Lizenz.
- ✓Leasing und Finanzierung — Kaufpreis und Einführung werden in Raten verteilt. Das schont die Liquidität am Anfang, die Gesamtsumme sinkt dadurch aber nicht, Zinsen und Gebühren kommen hinzu.
Versteckte Kosten, die oft fehlen
Versteckte Kosten sind Posten, die im Angebot fehlen, aber im Projekt oder im Betrieb anfallen. Besonders der Betrieb verdient einen zweiten Blick. Läuft das System auf eigenen Servern, tragen Sie Hardware, Sicherungen und Updates selbst und brauchen jemanden, der sich darum kümmert. Bei einem gehosteten System sind diese Leistungen meist Teil des Preises. Fragen Sie in jedem Fall, was bei Störungen geschieht und wie Sie im Alltag Hilfe bekommen.
Diese Punkte tauchen in vielen Vergleichen nicht auf, sollten aber in Ihre Rechnung:
- ✓Gebühren für Schnittstellen oder zusätzliche Funktionsbereiche
- ✓Aufwand für die Bereinigung alter Daten
- ✓Kosten, wenn weitere Benutzer oder Standorte dazukommen
- ✓Nachschulungen bei Personalwechsel
- ✓Anpassungskosten, wenn sich Abläufe später ändern
- ✓Reibungsverluste, wenn parallel weiter Excel-Listen gepflegt werden
Kosten-Nutzen-Rechnung: Lohnt sich ein ERP-System?
Ob sich ein ERP-System lohnt, zeigt eine einfache Kosten-Nutzen-Rechnung: Sie stellen die Gesamtkosten dem Aufwand gegenüber, den das System einspart. Auf der Nutzenseite stehen vor allem Zeit für doppelte Erfassung, Suchen und Abstimmen, dazu weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten und Auswertungen, die nicht mehr von Hand entstehen.
Das folgende Beispiel rechnet mit angenommenen Werten. Setzen Sie Ihre eigenen ein. Fünf Personen verbringen je eine halbe Stunde am Tag mit Abtippen, Suchen und Abgleichen von Listen. Bei 220 Arbeitstagen sind das 550 Stunden im Jahr. Mit einem angenommenen internen Stundensatz von 40 € entspricht das 22.000 € im Jahr. Davon ziehen Sie die laufenden Kosten des neuen Systems ab. Teilen Sie die einmaligen Kosten durch das, was übrig bleibt, erhalten Sie die Zahl der Jahre, nach denen sich das System bezahlt gemacht hat.
Rechnen Sie vorsichtig: Nicht jede eingesparte Minute wird zu Geld, und in den ersten Monaten nach dem Start kostet die Umstellung selbst Zeit.
Aufwand heute
- 5 Personen × 0,5 Stunden am Tag
- × 220 Arbeitstage
- = 550 Stunden im Jahr
Wert des Aufwands
- 550 Std. × 40 € (angenommen)
- = 22.000 € im Jahr
Kosten des Systems
- einmalig: Einführung und Daten
- laufend: Software, Betrieb, Service je Jahr
Ergebnis
- Amortisation in Jahren =
- einmalige Kosten ÷
- (22.000 € − laufende Kosten)
So vergleichen Sie Angebote richtig
Klären Sie zuerst Ihre Abläufe und halten Sie die Anforderungen schriftlich fest. Nur dann bewerten alle Anbieter dasselbe. Lassen Sie sich für jede Kostenart eine Zahl über denselben Zeitraum nennen, und spielen Sie durch, was geschieht, wenn Sie wachsen oder ein Ablauf sich ändert. Beziehen Sie auch die Kosten des Nichtstuns ein: Doppelte Erfassung, Fehler und Suchzeiten kosten ebenfalls Geld, stehen aber auf keiner Rechnung.
Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen. Klare Antworten sagen auch etwas darüber, wie die Zusammenarbeit später aussieht:
- ✓Was ist im Preis enthalten, und was kostet extra?
- ✓Wird pro Nutzer abgerechnet, und wer zählt als Nutzer?
- ✓Ist die Einführung ein Festpreis oder wird nach Aufwand abgerechnet?
- ✓Was kostet eine spätere Änderung an einem Ablauf?
- ✓Wer kümmert sich um Hosting, Sicherungen und Updates?
- ✓Wie kommen Sie an Ihre Daten, wenn Sie wechseln möchten?
Was XGait kostet
XGait ist ein Framework für Unternehmenssoftware nach Maß, und der Preis folgt diesem Prinzip. Es gibt keine Lizenz pro Benutzer: Sie legen beliebig viele Benutzer an, auch für Lager, Fertigung und Außendienst. Der Monatspreis richtet sich nach dem Umfang Ihres Systems, also nach Objekten, Feldern, Status, Workflows, Auswertungen, Datenmenge und Anbindungen. Die Software liegt je nach Umfang ab 970 € bis über 7.000 € im Monat, netto. Die Stufen stehen auf unserer Preisseite.
Die Einführung erhalten Sie als Festpreis nach der Prozessaufnahme. Hosting in Deutschland, Updates, Backups und Überwachung übernehmen wir. Support im Alltag rechnen wir nach Aufwand ab, zu 299 € je Stunde netto. Standardmäßig ist in XGait keine KI aktiv. Künftig lässt sich die Plattform-KI gesondert in Ihrer Instanz zuschalten, mit zusätzlichen Bedingungen und gesonderter Abrechnung. Sie ist nicht im Plattformpreis enthalten. Ihre Daten können Sie jederzeit exportieren.
Ihr Weg zum Festpreis
Im Erstgespräch schildern Sie Ihre Abläufe und was heute Zeit kostet. Danach nehmen wir Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis für die Einführung und dem Monatspreis für Ihren Umfang. So haben Sie alle Zahlen für Ihre Kosten-Nutzen-Rechnung, bevor Sie sich entscheiden.