Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was ist ein Datenmodell?
Ein Datenmodell beschreibt, welche Dinge ein Unternehmen in seiner Software festhält, welche Angaben zu jedem Ding gehören und wie die Dinge zusammenhängen. Es ist der Bauplan der Datenbank, nach dem später Masken, Listen und Auswertungen entstehen.
Ein einfaches Beispiel: Ein Kunde hat einen Namen, eine Anschrift und eine Kundennummer. Ein Auftrag hat ein Datum, einen Status und gehört zu genau einem Kunden. Ein Kunde kann dagegen viele Aufträge haben. Schon diese drei Sätze sind ein kleines Datenmodell.
Datenmodellierung heißt, diese Zusammenhänge bewusst festzulegen, bevor Daten erfasst werden. Wer das überspringt, merkt es meist später: an doppelten Einträgen, an Feldern, die jeder anders befüllt, und an Auswertungen, die sich nicht bauen lassen.
Fachleute unterscheiden drei Ebenen. Das konzeptionelle Datenmodell beschreibt die Dinge und ihre Beziehungen in der Sprache des Fachbereichs. Das logische Datenmodell übersetzt das in Tabellen, Felder und Schlüssel. Das physische Datenmodell legt fest, wie eine bestimmte Datenbank die Daten speichert. Für die Planung im Unternehmen zählt vor allem die erste Ebene, denn dort entscheidet sich, ob die Software zu Ihren Abläufen passt.
Objekte, Felder, Beziehungen: die Bausteine eines Datenmodells
Jedes Datenmodell besteht aus wenigen Grundbausteinen. In der Fachsprache heißen sie Entitäten, Attribute und Relationen. Im Alltag reichen einfachere Begriffe:
- ✓Objekt — Ein Ding, das Sie festhalten wollen, zum Beispiel Kunde, Artikel, Auftrag oder Reklamation. In einer Datenbank entspricht ein Objekt meist einer Tabelle.
- ✓Datensatz — Ein einzelnes Exemplar eines Objekts, etwa der Kunde Muster GmbH oder der Auftrag 2026-0815. In der Tabelle ist das eine Zeile.
- ✓Feld — Eine Angabe zum Objekt, zum Beispiel Name, Datum oder Betrag. Jedes Feld hat einen Typ: Text, Zahl, Datum, Auswahl oder Ja/Nein.
- ✓Schlüssel — Ein Merkmal, das einen Datensatz eindeutig kennzeichnet, etwa die Kundennummer. Über den Schlüssel verweisen andere Datensätze auf ihn.
- ✓Beziehung — Die Verbindung zwischen Objekten. Ein Auftrag gehört zu einem Kunden (1:n), ein Artikel kann in vielen Kategorien stehen und eine Kategorie viele Artikel enthalten (n:m).
- ✓Positionen — Untergeordnete Datensätze, die nur mit ihrem Kopf Sinn ergeben, etwa die Zeilen eines Auftrags oder eines Lieferscheins.
Stammdaten und Bewegungsdaten
Stammdaten sind Daten, die über längere Zeit gleich bleiben und immer wieder verwendet werden: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeiter. Bewegungsdaten entstehen bei jedem Vorgang neu und beziehen sich auf Stammdaten: Aufträge, Lieferscheine, Wareneingänge, Zeitbuchungen.
Die Unterscheidung ist für das Datenmodell wichtig. Stammdaten werden einmal gepflegt und von Bewegungsdaten nur verknüpft, nicht kopiert. Ändert sich die Anschrift eines Kunden, ändern Sie sie an einer Stelle, und jeder neue Auftrag nutzt die neue Anschrift. Steht die Anschrift dagegen als Text in jedem Auftrag, müssen Sie sie überall nachziehen.
Daneben gibt es Konfigurationsdaten wie Zahlungsbedingungen, Steuersätze oder Versandarten. Sie ändern sich selten und werden von Stamm- und Bewegungsdaten als Auswahl genutzt.
Arten von Datenbanken kurz erklärt
Eine Datenbank ist ein System, das Daten dauerhaft speichert, ordnet und für Abfragen bereitstellt. Klassisch unterscheidet man vier Arten: hierarchische, Netzwerk-, relationale und objektorientierte Datenbanken. Heute begegnen Ihnen im Unternehmen vor allem diese:
Für die meisten Geschäftsabläufe mit Kunden, Aufträgen und Rechnungen ist ein relationales Modell der übliche Ausgangspunkt. Wichtiger als die Art der Datenbank ist aber, dass das Datenmodell zu Ihren Abläufen passt.
- ✓Relationale Datenbank — Daten liegen in Tabellen mit Zeilen und Spalten, Beziehungen entstehen über Schlüssel. Die verbreitetste Form für Unternehmenssoftware.
- ✓Dokumentenorientierte Datenbank — Jeder Datensatz ist ein Dokument mit flexiblen Feldern, oft im JSON-Format. Gut für wechselnde Strukturen.
- ✓Schlüssel-Wert-Datenbank — Speichert einfache Paare aus Schlüssel und Wert. Sehr schnell, aber für Geschäftsdaten mit vielen Beziehungen zu einfach.
- ✓Graphdatenbank — Stellt Beziehungen in den Mittelpunkt, etwa für Netzwerke oder Abhängigkeiten zwischen vielen Dingen.
In fünf Schritten zum Datenmodell
Sie müssen kein Datenbankfachmann sein, um ein brauchbares Datenmodell zu entwerfen. Papier oder ein Whiteboard reichen für den Anfang. Wichtig ist, von den Abläufen auszugehen, nicht von vorhandenen Listen.
- ✓Abläufe beschreiben: Was passiert vom ersten Kontakt bis zur Rechnung, und wer ist beteiligt?
- ✓Objekte sammeln: Unterstreichen Sie alle Hauptwörter in der Beschreibung. Kunde, Angebot, Auftrag, Artikel und Lieferschein sind Kandidaten für Objekte.
- ✓Felder festlegen: Welche Angaben braucht jedes Objekt, welche sind Pflicht, und welcher Feldtyp passt?
- ✓Beziehungen klären: Was gehört zu was, und wie oft? Ein Kunde hat viele Aufträge, ein Auftrag viele Positionen.
- ✓Am Beispiel prüfen: Spielen Sie drei echte Vorgänge durch. Fehlt eine Angabe oder passt etwas nicht hinein, verbessern Sie das Modell, bevor Daten erfasst werden.
Beispiel: von der Excel-Liste zum Datenmodell
Ein Betrieb führt seine Wareneingänge in einer Excel-Liste. Jede Zeile enthält Lieferant, Anschrift, Bestellnummer, Artikel, Menge und eine Bemerkung. Mehrere Artikel einer Lieferung stehen in mehreren Zeilen, der Lieferant wird jedes Mal neu getippt. So wird daraus ein Datenmodell:
Excel-Liste
- Eine Zeile je Artikel
- Lieferant jedes Mal getippt
- Status als Freitext
Objekte
- Adressen (Lieferanten)
- Artikel
- Wareneingänge
- Positionen je Wareneingang
Felder und Beziehungen
- Wareneingang verweist auf Lieferant
- Position verweist auf Artikel
- Status als feste Auswahl
- Differenz als Formel
Ergebnis
- Lieferant einmal gepflegt
- Abweichungen auf einen Blick
- Auswertung je Lieferant möglich
Typische Fehler beim Datenmodell
Viele Probleme in gewachsenen Datenbanken lassen sich auf wenige Fehler im Datenmodell zurückführen. Wer sie kennt, kann sie von Anfang an vermeiden.
- ✓Freitext statt Auswahl: Wenn jeder den Status selbst tippt, gibt es „erledigt“, „Erledigt“ und „fertig“, und keine Auswertung stimmt.
- ✓Kopieren statt verknüpfen: Die Kundenanschrift steht in jedem Auftrag als Text und veraltet dort.
- ✓Dubletten: Ohne eindeutigen Schlüssel wird derselbe Kunde mehrfach angelegt.
- ✓Alles in einer Tabelle: Kopf und Positionen in einer Zeile führen zu leeren Spalten oder wiederholten Angaben.
- ✓Berechnete Werte von Hand pflegen: Summen und Differenzen gehören in eine Formel, nicht in ein Eingabefeld.
- ✓Zu früh zu fein: Hundert Felder für Sonderfälle, die kaum vorkommen, machen die Erfassung mühsam.
Rechte und Schnittstellen von Anfang an mitdenken
Ein Datenmodell ist nicht nur eine Frage der Struktur. Schon bei der Planung sollten Sie überlegen, wer welche Daten sehen und ändern darf. Einkaufspreise, Gehälter oder Gesprächsnotizen sind nicht für alle bestimmt. Wenn das Modell solche Angaben in eigenen Feldern oder Objekten führt, lassen sich die Rechte später sauber setzen.
Ebenso wichtig sind die Schnittstellen. Welche Daten kommen aus anderen Systemen, etwa Bestellungen aus dem Onlineshop? Welche gehen hinaus, etwa an die Buchhaltung? Für jede Datenart sollte feststehen, welches System führend ist. Ein Feld für die Nummer im Fremdsystem erleichtert den späteren Abgleich.
Halten Sie außerdem fest, welche Felder personenbezogene Daten enthalten, etwa Name, Telefonnummer oder Geburtsdatum. Das hilft später bei Auskunftsanfragen und beim Löschen, und es zeigt, wo strengere Rechte nötig sind.
Datenmodell in XGait: konfiguriert statt programmiert
XGait ist ein Framework für Unternehmenssoftware nach Maß. Ihr Datenmodell entsteht dort im Objekt-Designer, konfiguriert statt programmiert. Wir legen Objekte an, wählen aus 23 Feldtypen, setzen Pflichtfelder und Prüfregeln und verknüpfen Objekte, auch n:m. Formeln berechnen Werte, Rollups fassen verknüpfte Datensätze zusammen, und Detail-Objekte bilden Positionen ab.
Ihr System startet leer und wird maßgeschneidert aufgebaut. Für gängige Objekte wie Adressen, Artikel, Angebote, Aufträge oder Lager gibt es Vorlagen. Wir laden sie nur dort, wo sie passen, und passen sie an. Aus dem Datenmodell entstehen Tabellen, Formulare und Ansichten, und jedes Objekt ist automatisch über die REST-API erreichbar.
Rollen und Rechte gelten bis auf Objekt, Zeile und Feld. Die Historie hält Änderungen an Daten und Konfiguration fest. Jede Instanz hat eine eigene Datenbank.
Ihr Weg zum eigenen Datenmodell mit XGait
Ihr Datenmodell skizzieren wir im Erstgespräch an Ihren heutigen Listen. Danach nehmen wir Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis. Wir bauen Ihr System maßgeschneidert auf und übernehmen Ihre vorhandenen Daten per Import aus CSV, Excel oder JSON. Sie testen und geben frei, und wir schulen Ihr Team.
Was Ihr Ablauf braucht, bauen wir. Was die Plattform noch nicht kann, ergänzen wir.