Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was ist ein KI-Agent?
Ein KI-Agent ist eine Software, die ein Ziel in eigene Schritte zerlegt, dafür Werkzeuge nutzt, das Ergebnis jedes Schritts prüft und danach den nächsten wählt. Anders als ein Chatbot antwortet er nicht nur, er handelt in anderen Systemen.
Das Wort Agent kommt vom lateinischen agere, handeln. Ein Agent ist also ein Handelnder, der im Auftrag eines anderen tätig wird. In der Informatik spricht man schon lange von intelligenten Agenten: Programme, die ihre Umgebung wahrnehmen und auf ein Ziel hin handeln. Neu ist, dass heutige KI-Agenten auf Sprachmodellen aufbauen. Man kann ihnen ein Ziel in normaler Sprache geben, etwa „Fasse alle offenen Reklamationen dieser Woche zusammen und schlage für jede einen nächsten Schritt vor.“
Ein KI-Agent arbeitet in einer Schleife: Ziel verstehen, Plan machen, Werkzeug aufrufen, Ergebnis lesen, nächsten Schritt wählen. Diese Selbstständigkeit macht ihn nützlich. Sie ist aber auch der Grund, warum er im Unternehmen klare Grenzen braucht.
KI-Agent, Chatbot und Automatisierung: die Unterschiede
Die drei Begriffe werden oft vermischt. Der Unterschied liegt darin, wer den Ablauf festlegt und ob die Software selbst in Systeme eingreift.
- ✓Chatbot — Beantwortet Fragen im Gespräch. Er liefert Text, handelt aber nicht in anderen Systemen. Was mit der Antwort passiert, entscheidet der Mensch.
- ✓Automatisierung — Führt einen fest vorgegebenen Ablauf aus: Wenn ein Auftrag angelegt wird, dann geht eine Benachrichtigung hinaus. Jeder Schritt ist vorher festgelegt, das Ergebnis ist vorhersehbar.
- ✓KI-Agent — Bekommt ein Ziel und sucht sich den Weg selbst. Er entscheidet, welches Werkzeug er wann nutzt. Das macht ihn flexibel, aber weniger vorhersehbar.
- ✓Was das bedeutet — Für feste, häufige Abläufe ist eine Automatisierung meist die bessere Wahl. Ein KI-Agent lohnt sich dort, wo jeder Fall etwas anders ist und erst gelesen und verstanden werden muss.
Arten von KI-Agenten
In der Fachliteratur werden Agenten danach eingeteilt, wie sie entscheiden. Im Unternehmensalltag hilft eine einfachere Einteilung danach, was der Agent tun darf.
- ✓Einfache reaktive Agenten — Reagieren nach festen Regeln auf das, was sie gerade wahrnehmen, ohne Gedächtnis. Ein Beispiel ist ein Thermostat.
- ✓Modellbasierte Agenten — Haben ein inneres Bild ihrer Umgebung und berücksichtigen, was vorher passiert ist.
- ✓Zielbasierte Agenten — Wählen ihre Schritte danach, ob sie einem Ziel näherkommen. Viele heutige KI-Agenten lassen sich hier einordnen.
- ✓Nutzenbasierte und lernende Agenten — Wägen zwischen mehreren Wegen ab oder verbessern ihr Verhalten mit der Zeit.
- ✓Assistierende Agenten — Bereiten vor, schlagen vor und legen vor. Ausführen und freigeben bleibt beim Menschen. Für Unternehmen der übliche Einstieg.
- ✓Ausführende Agenten — Handeln in einem festgelegten Rahmen selbst, etwa beim Einordnen von Anfragen. Sie brauchen besonders enge Rechte und ein gutes Protokoll.
- ✓Multi-Agenten-Systeme — Mehrere Agenten teilen sich eine Aufgabe, etwa einer plant, einer prüft. Das kann die Leistung erhöhen, erhöht aber auch die Zahl möglicher Fehlerquellen.
Was ein KI-Agent braucht: Ziel, Werkzeuge, Rechte, Grenzen
Ein KI-Agent ist nur so gut wie der Rahmen, in dem er arbeitet. Vier Dinge sollten vor dem ersten Einsatz feststehen.
- ✓Ein klares Ziel — Was genau soll der Agent erreichen, und woran erkennt man, dass er fertig ist? Je enger das Ziel, desto besser das Ergebnis.
- ✓Werkzeuge — Ein Agent handelt über Werkzeuge, meist über die Schnittstellen anderer Systeme: Datensätze lesen, einen Entwurf anlegen, eine Liste filtern. Was er nicht als Werkzeug bekommt, kann er nicht tun.
- ✓Rechte — Der Agent sollte nicht mehr sehen und ändern dürfen als die Person, für die er arbeitet. Besser noch weniger: nur das, was die Aufgabe braucht.
- ✓Grenzen — Was darf er nie? Zum Beispiel Geld bewegen, Daten endgültig löschen oder Nachrichten nach außen senden. Solche Grenzen sollten technisch gesetzt sein, nicht nur in der Anweisung stehen.
Beispiele für KI-Agenten im Unternehmen
Gute Einsatzfelder haben eines gemeinsam: Es gibt viel zu lesen und zu sortieren, und am Ende entscheidet ein Mensch.
- ✓Service: Eingehende Anfragen lesen, einem Thema zuordnen, die Kundendaten dazu heraussuchen und eine Antwort entwerfen
- ✓Wareneingang: Bestellung und Lieferung abgleichen, Abweichungen zusammenfassen und eine Rückfrage an den Lieferanten vorbereiten
- ✓Vertrieb: Offene Angebote prüfen und eine Nachfassliste mit Gesprächsnotizen vorschlagen
- ✓Verwaltung: Eingehende Dokumente auslesen und die Angaben zur Prüfung vorlegen
- ✓Qualität: Reklamationen einer Woche nach Ursachen bündeln und auffällige Häufungen melden
- ✓Software einrichten: Aus einer Beschreibung einen Plan für neue Felder, Status und Regeln erstellen
Risiken von KI-Agenten
Die Vorteile von KI-Agenten liegen in der Flexibilität: Sie kommen mit unterschiedlichen Fällen zurecht und nehmen viel Lese- und Sortierarbeit ab. Die Nachteile entstehen daraus, dass sie selbst handeln.
- ✓Falsche Annahmen: Ein Sprachmodell kann sich irren und auf dieser Grundlage weiterhandeln
- ✓Zu weite Rechte: Ein Agent mit Administratorrechten kann großen Schaden anrichten, auch ohne böse Absicht
- ✓Eingeschleuste Anweisungen: Ein Text in einer Mail oder einem Dokument kann versuchen, den Agenten umzulenken
- ✓Fehlende Nachvollziehbarkeit: Ohne Protokoll weiß niemand, was der Agent wann und warum getan hat
- ✓Kosten: Agenten rufen das Sprachmodell oft viele Male auf, und die Nutzung wird häufig nach Verbrauch abgerechnet
- ✓Verantwortung: Was ein Agent mit Ihrem Zugang tut, verantworten Sie
Kontrollen: Freigaben, Rechte und Protokoll
Gegen diese Risiken helfen bessere Anweisungen allein nicht, sondern ein fester Rahmen. Diese Kontrollen haben sich bewährt.
- ✓Mensch gibt frei — Der Agent legt einen Plan vor, ein Mensch prüft und gibt ihn frei. Erst dann wird umgesetzt.
- ✓Entwurf vor Betrieb — Änderungen entstehen zuerst in einem Entwurf. Live geht etwas erst, wenn ein Mensch es veröffentlicht.
- ✓Geringste Rechte — Der Agent bekommt nur die Rechte, die die Aufgabe braucht, und Zugänge werden widerrufen, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.
- ✓Feste Verbote — Bestimmte Handlungen sind für den Agenten technisch gesperrt, egal was in der Anweisung steht.
- ✓Protokoll — Jede Änderung wird mit Zeitpunkt und Auftraggeber festgehalten und lässt sich nachvollziehen.
- ✓Grenzen für die Nutzung — Obergrenzen für Aufrufe verringern das Risiko, dass ein Agent in einer Schleife hängt und Kosten verursacht.
KI-Agenten über eine API anbinden
Damit ein KI-Agent in einer Unternehmenssoftware arbeiten kann, braucht er einen Zugang. Das ist meist eine API, also eine Programmierschnittstelle, und ein Schlüssel, der den Agenten ausweist. Über die API liest der Agent Daten und den Aufbau des Systems und legt Änderungen an.
Für Unternehmen zählt dabei vor allem: Was darf dieser Schlüssel? Vergeben Sie ihn mit den geringsten nötigen Rechten, prüfen Sie jeden Vorschlag vor der Umsetzung und jedes Ergebnis vor dem Einsatz im Betrieb. Viele Nutzungsbedingungen regeln, dass Handlungen über Ihren Zugang als Ihre Handlungen gelten, auch wenn ein Agent sie ausführt.
Der KI-Assistent in XGait: Plan, Freigabe, Entwurf
XGait ist ein Framework für Unternehmenssoftware nach Maß. Daraus entsteht ein ganzes ERP, eine Speziallösung, eine Ergänzung zu Ihrem ERP oder eine Datenbasis. Standardmäßig ist in XGait keine KI aktiv. Künftig lässt sich die Plattform-KI gesondert in Ihrer Instanz zuschalten, mit zusätzlichen Bedingungen und gesonderter Abrechnung. Sie ist dann nicht im Plattformpreis enthalten, und integrierte KI-Funktionen gelten als Beta. Als Plattform-KI ist Claude über Amazon Bedrock in AWS-Regionen der EU vorgesehen, mit Anbietern, die die Daten nicht zum Training verwenden.
Ist die Plattform-KI zugeschaltet, arbeiten Sie mit dem KI-Assistenten in der Seitenleiste. Sie beschreiben in eigenen Worten, was gebaut oder angepasst werden soll. Die KI plant die Schritte, und Sie geben sie frei. Die KI arbeitet im Entwurf, hat nie mehr Rechte als die Person, für die sie arbeitet, und schreibt nur, was in einem freigegebenen Plan steht. Im Betrieb kann der Assistent dann Fragen zu Ihren Daten beantworten. Er liest dabei mit Ihren Rechten und antwortet mit Tabelle, Datensatz oder Diagramm. Daten im Betrieb ändert er nicht.
Ihre Beschreibung
- „Im Wareneingang brauchen wir einen Status für Abweichungen und eine Rückfrage an den Einkauf.“
Plan zur Freigabe
- Status Mit Abweichung und Geklärt
- Feld Differenz je Position
- Regel: Benachrichtigung an den Einkauf
Umsetzung im Entwurf
- nur Schritte aus dem freigegebenen Plan
- nie mehr Rechte als Sie
- noch nicht im Betrieb
Veröffentlichen
- Sie prüfen das Ergebnis
- Veröffentlichen macht ein Mensch
- danach gilt es im Betrieb
Was die KI in XGait nie darf
Einige Handlungen sind für die Plattform-KI in XGait technisch gesperrt, egal was in einer Anweisung steht. Sie bleiben bei Menschen.
Davon getrennt können Sie externe KI-Assistenten über die API mit einem eigenen Schlüssel anbinden. Ihre Handlungen gelten als Handlungen des Kunden, und Sie prüfen jeden Vorschlag vor der Umsetzung.
- ✓Pläne freigeben oder abnehmen
- ✓Änderungen veröffentlichen
- ✓Daten endgültig löschen
- ✓Mails oder Webhooks senden
- ✓Rollen, Benutzer oder API-Schlüssel verwalten
- ✓Zugangsdaten anfassen
KI-Agenten mit XGait: Ihr Weg zum Erstgespräch
Welche Aufgaben ein Agent bei Ihnen übernehmen darf und welche nicht, klären wir im Erstgespräch. Ihr System entsteht aus Konfiguration: Objekte, Felder, Status, Workflows und Rechte stellen wir passend zu Ihren Abläufen ein. Was Ihr Ablauf braucht, bauen wir. Was die Plattform noch nicht kann, ergänzen wir.
Sie schildern uns Ihre Abläufe, wir nehmen Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis. Ob Sie die Plattform-KI künftig zuschalten, sobald das möglich ist, entscheiden Sie selbst.