Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was bedeutet Workflow?
Ein Workflow ist ein festgelegter Arbeitsablauf: eine Folge von Schritten, die in einer bestimmten Reihenfolge von bestimmten Personen oder Systemen erledigt werden, bis ein Ergebnis erreicht ist. Auf Deutsch sagt man Arbeitsablauf oder Arbeitsfluss.
Ein einfaches Beispiel ist eine Bestellfreigabe. Eine Mitarbeiterin legt eine Bestellung an, die Teamleitung prüft und gibt frei, der Einkauf bestellt beim Lieferanten. Jeder weiß, wann er an der Reihe ist und was er zu tun hat. Genau diese Klarheit macht einen Workflow aus.
Workflows gibt es nicht nur im Büro. In der Bildbearbeitung oder Videoproduktion bezeichnet das Wort die feste Reihenfolge der Arbeitsschritte, in der Softwareentwicklung die automatische Abfolge von Tests und Auslieferung. Das Prinzip ist überall gleich: Ein Ablauf wird einmal festgelegt und dann immer wieder gleich ausgeführt.
Im Unternehmen meint Workflow meist einen Ablauf, der in Software abgebildet ist. Die Software weiß, in welchem Schritt ein Vorgang steht, wer als Nächstes dran ist, und erledigt wiederkehrende Handgriffe selbst, etwa eine Erinnerung zu senden oder ein Feld zu setzen. Man spricht dann von einem digitalen Workflow.
Workflow, Prozess und Aufgabe: die Unterschiede
Die Begriffe werden oft gleich verwendet, meinen aber verschiedene Ebenen. Die Unterscheidung hilft, wenn Sie Abläufe beschreiben oder in Software übertragen wollen.
- ✓Geschäftsprozess — Beschreibt, was ein Unternehmen erreicht und welche Bereiche beteiligt sind, zum Beispiel vom Auftrag bis zur Rechnung. Er ist fachlich und oft bereichsübergreifend.
- ✓Workflow — Beschreibt, wie ein Teil davon konkret abläuft: welche Schritte, in welcher Reihenfolge, wer zuständig ist und welche Regeln gelten. Er ist so genau, dass man ihn in Software abbilden kann.
- ✓Aufgabe — Ein einzelner Schritt im Workflow, den eine Person oder ein System erledigt, etwa Bestellung prüfen oder Lieferschein drucken.
Wie funktioniert ein Workflow? Die Bausteine
Fast jeder digitale Workflow besteht aus denselben Bausteinen. Wer sie kennt, kann einen Ablauf in seine Teile zerlegen und Lücken erkennen.
Ein Beispiel aus dem Kundendienst: Der Auslöser ist ein neuer Serviceauftrag. Die Bedingung prüft, ob der Kunde einen Wartungsvertrag hat. Trifft das zu, setzt die Aktion die Priorität auf hoch und benachrichtigt die Disposition. Der Status wechselt auf Eingeplant, und nur die Rolle Disposition darf ihn weiter auf In Arbeit setzen. So greifen alle fünf Bausteine ineinander, ohne dass jemand daran denken muss.
- ✓Auslöser — Das Ereignis, das den Workflow startet: ein neuer Eintrag, eine geänderte Angabe, ein Statuswechsel, ein erreichtes Datum oder ein Klick auf einen Knopf.
- ✓Status — Die Stufen, die ein Vorgang durchläuft, etwa Neu, In Prüfung, Freigegeben und Erledigt. Der Status zeigt jederzeit, wo ein Vorgang steht.
- ✓Bedingungen — Regeln, die entscheiden, ob und welcher Weg genommen wird, etwa: nur wenn der Betrag über 5.000 € liegt.
- ✓Aktionen — Was dann passiert: ein Feld setzen, jemanden benachrichtigen, ein Dokument erzeugen oder einen neuen Datensatz anlegen.
- ✓Rollen — Wer einen Schritt ausführen oder freigeben darf. Rollen sorgen dafür, dass Freigaben nicht von der falschen Person kommen.
Arten von Workflows
Workflows lassen sich danach unterscheiden, wie die Schritte aufeinander folgen und wie stark der Ablauf festgelegt ist. In der Praxis sind die meisten Workflows eine Mischung.
- ✓Sequenzieller Workflow: Ein Schritt folgt fest auf den anderen, wie bei einer Bestellfreigabe.
- ✓Paralleler Workflow: Mehrere Schritte laufen gleichzeitig, etwa wenn Einkauf und Qualität eine Lieferung parallel prüfen.
- ✓Regelbasierter Workflow: Bedingungen entscheiden über den Weg, etwa eine zweite Freigabe ab einem bestimmten Betrag.
- ✓Statusbasierter Workflow: Ein Vorgang wechselt zwischen festgelegten Status, und nur bestimmte Wechsel sind erlaubt.
- ✓Strukturierter Workflow: Der Ablauf ist vollständig festgelegt und wiederholt sich gleich, etwa bei Rechnungseingang oder Wareneingang.
- ✓Ad-hoc-Workflow: Der Ablauf entsteht im Einzelfall, etwa bei einer Rückfrage, die mal an den Vertrieb und mal an die Technik geht.
Workflow-Beispiele aus dem Unternehmensalltag
Workflows lohnen sich überall dort, wo derselbe Ablauf oft vorkommt, mehrere Personen beteiligt sind und etwas vergessen werden kann. Drei typische Beispiele zeigen das Muster.
- ✓Freigabe — Eine Bestellung über einem festgelegten Betrag braucht die Freigabe der Teamleitung. Der Workflow erkennt den Betrag, setzt den Status auf In Freigabe und benachrichtigt die zuständige Person. Nach der Freigabe geht der Vorgang an den Einkauf.
- ✓Reklamation — Eine Kundenreklamation wird erfasst, bekommt eine Frist und eine zuständige Person. Drei Tage vor Ablauf der Frist kommt eine Erinnerung. Erst wenn die Ursache eingetragen ist, darf der Status auf Erledigt wechseln.
- ✓Bestellung und Wareneingang — Fällt der Bestand eines Artikels unter den Meldebestand, entsteht ein Bestellvorschlag. Nach der Bestellung wartet der Vorgang auf den Wareneingang, und Abweichungen bei der Menge landen bei der Qualitätsprüfung.
Einen Workflow erstellen in fünf Schritten
Einen guten Workflow erstellen Sie nicht in der Software, sondern zuerst auf einem Blatt Papier. Erst wenn der Ablauf klar ist, lohnt es sich, ihn einzurichten.
- ✓Ablauf aufnehmen: Gehen Sie einen echten Vorgang mit den Beteiligten durch und schreiben Sie jeden Schritt auf, auch die Umwege.
- ✓Ziel und Ende festlegen: Wann ist der Vorgang abgeschlossen, und woran erkennt man das?
- ✓Status und Zuständigkeiten bestimmen: Welche Stufen gibt es, und wer ist in jeder Stufe dran?
- ✓Regeln und Automatik festlegen: Was soll bei welchem Ereignis von selbst passieren, und unter welcher Bedingung?
- ✓Testen und verbessern: Spielen Sie echte Fälle durch, auch Sonderfälle, und passen Sie den Ablauf an, bevor er für alle gilt.
Auslöser
- Neue Bestellung angelegt
Bedingung
- Betrag über 5.000 €?
Aktionen
- Status auf In Freigabe
- Teamleitung benachrichtigen
Ergebnis
- Freigabe durch einen Menschen
- Vorgang geht an den Einkauf
Typische Fehler bei Workflows
Viele Workflows scheitern weniger an der Technik als an der Vorbereitung. Achten Sie besonders auf diese Punkte.
- ✓Den Ablauf so abbilden, wie er im Handbuch steht, statt wie er wirklich läuft.
- ✓Zu viele Ausnahmen in einen Workflow packen, bis niemand mehr durchblickt.
- ✓Für jede Kleinigkeit eine Benachrichtigung senden, sodass wichtige Hinweise untergehen.
- ✓Keine Zuständigkeit für den Workflow selbst festlegen, sodass ihn niemand pflegt.
- ✓Ohne Testlauf live gehen und Fehler erst im Betrieb bemerken.
Workflow-Management-System: was es leisten muss
Ein Workflow-Management-System ist Software, in der Workflows eingerichtet, ausgeführt und überwacht werden. Wichtig ist, dass Workflows dort laufen, wo auch die Daten liegen. Sonst entsteht ein Ablauf neben den eigentlichen Vorgängen, und Informationen werden doppelt gepflegt.
Für viele Unternehmen stellt sich die Frage, ob ein eigenes Workflow-Werkzeug neben dem bestehenden System nötig ist. Ein getrenntes Werkzeug kann Abläufe schnell abbilden, muss aber Daten aus anderen Systemen holen und Ergebnisse zurückschreiben. Jede dieser Verbindungen will gepflegt werden. Wenn Workflows dagegen Teil der Software sind, in der Aufträge, Reklamationen oder Bestellungen ohnehin liegen, entfällt dieser Abgleich, und die Regeln sehen immer den aktuellen Stand.
Achten Sie bei der Auswahl auf diese Fähigkeiten:
- ✓Auslöser für Ereignisse, Statuswechsel und Fristen
- ✓Bedingungen, auch verschachtelt mit UND und ODER
- ✓Aktionen für Felder, Benachrichtigungen, Dokumente und andere Systeme
- ✓Rollen und Rechte, die auch für automatische Schritte gelten
- ✓Probelauf vor dem Livegang und Historie, was wann ausgelöst wurde
- ✓Anbindung anderer Systeme über Schnittstellen
Workflows in XGait
XGait ist ein Framework für Unternehmenssoftware nach Maß. Daraus entsteht ein ganzes ERP, eine einzelne Speziallösung oder eine Ergänzung zu Ihrem bestehenden System. Workflows gehören zu jedem Objekt dazu, etwa zu Aufträgen, Reklamationen oder Bestellungen, und laufen direkt an Ihren Daten.
Ein Workflow startet, wenn ein Eintrag erstellt wird, ein Feld sich ändert, eine Eingabe abgeschlossen ist, der Status wechselt, ein Datum erreicht ist oder jemand einen Knopf drückt. Bedingungen legen fest, wann ein Workflow greift. Als Aktionen stehen unter anderem Status setzen, Feld setzen, Benachrichtigung, Datensatz anlegen, Dokument erzeugen, Mail senden und Webhook senden bereit. Ein Probelauf zeigt vorher, was passieren würde. Der Statusmanager legt die Stufen eines Vorgangs fest, samt Sonderstatus. Eingerichtet wird das alles konfiguriert, nicht programmiert. Was Ihr Ablauf braucht, bauen wir. Was die Plattform noch nicht kann, ergänzen wir.
Ihr Weg zum eigenen Workflow mit XGait
Im Erstgespräch skizzieren wir mit Ihnen, wie Ihr wichtigster Ablauf als Workflow aussehen kann. Danach nehmen wir Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis. Wir bauen Ihr System maßgeschneidert, Sie testen mit echten Vorgängen und geben frei.