Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was ist eine Prozessanalyse?
Eine Prozessanalyse ist die systematische Untersuchung eines Arbeitsablaufs: Sie hält fest, welche Schritte es gibt, wer sie ausführt, welche Daten dabei entstehen und wo Zeit oder Qualität verloren gehen. Das Ergebnis ist ein klares Bild des heutigen Ablaufs und eine Liste konkreter Verbesserungen.
Ein Prozess ist dabei eine Folge von Tätigkeiten mit einem Anfang, einem Ende und einem Ergebnis, zum Beispiel vom Eingang einer Anfrage bis zum versendeten Angebot. Die Prozessanalyse sucht keine Schuldigen. Sie klärt, warum der Ablauf so ist, wie er ist.
Wann ist eine Prozessanalyse sinnvoll?
Sinnvoll ist sie immer dann, wenn ein Ablauf neu gestaltet oder in Software abgebildet werden soll. Typische Anlässe sind:
- ✓die Einführung eines ERP-Systems oder einer neuen Business-Software
- ✓wiederkehrende Fehler, Rückfragen oder Reklamationen
- ✓lange Durchlaufzeiten, deren Ursache niemand genau benennen kann
- ✓Wachstum, bei dem die bisherige Abstimmung nicht mehr reicht
- ✓der Weggang von Personen, die einen Ablauf allein kennen
Ablauf einer Prozessanalyse in fünf Schritten
Eine Prozessanalyse führt in fünf Schritten vom abgegrenzten Ablauf zur geprüften Verbesserung: abgrenzen, Ist aufnehmen, bewerten, Soll entwerfen sowie umsetzen und prüfen. Beziehen Sie von Anfang an die Menschen ein, die den Ablauf ausführen. Sie kennen die Umwege und wissen, warum es sie gibt. Eine Analyse, die nur von außen auf eine Abteilung blickt, übersieht das und findet später wenig Zustimmung.
Für die Bewertung helfen wenige einfache Kennzahlen: Durchlaufzeit, Wartezeit, Fehlerquote und die Zahl der Übergaben zwischen Personen oder Abteilungen. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der Informationen verloren gehen oder Arbeit liegen bleibt. Messen Sie diese Werte vor der Änderung, sonst lässt sich die Verbesserung später nicht zeigen.
Die fünf Schritte im Einzelnen:
- ✓Abgrenzen: Welcher Prozess wird untersucht, wo beginnt und wo endet er, welches Ziel hat die Analyse?
- ✓Ist-Aufnahme: Den heutigen Ablauf mit den Beteiligten erfassen und dokumentieren.
- ✓Bewerten: Schwachstellen wie Wartezeiten, Doppelarbeit oder Medienbrüche benennen und ihre Ursachen klären.
- ✓Soll-Prozess entwerfen: Festlegen, wie der Ablauf künftig laufen soll.
- ✓Umsetzen und prüfen: Änderungen einführen und anhand vereinbarter Kennzahlen kontrollieren.
Die Ist-Analyse: So erfassen Sie Abläufe richtig
Die Ist-Analyse, oft auch Ist-Aufnahme oder Prozessaufnahme genannt, ist der erste inhaltliche Schritt jeder Prozessanalyse. Sie beschreibt, was tatsächlich geschieht, nicht das, was im Handbuch steht. Am besten sprechen Sie mit den Personen, die die Arbeit täglich machen, und lassen sich echte Vorgänge zeigen. Gute Fragen sind dabei: Was löst diesen Schritt aus? Welche Informationen brauchen Sie dafür? Woher kommen sie? Was geben Sie weiter und an wen? Was passiert, wenn etwas fehlt?
Achten Sie besonders auf Ausnahmen und auf das, was neben dem offiziellen Weg läuft: private Excel-Listen, Notizzettel, kurze Anrufe. Genau dort zeigt sich, wo das bisherige System nicht zur Arbeit passt. Halten Sie außerdem fest, wie oft ein Fall vorkommt, denn ein seltener Sonderfall braucht meist eine andere Lösung als die tägliche Regel.
Dokumentieren Sie das Ergebnis so einfach wie möglich: Schritt, zuständige Person, verwendetes Programm, Eingang, Ergebnis. Lassen Sie die Beteiligten die Darstellung anschließend prüfen, denn oft fällt erst beim Lesen auf, dass ein Schritt fehlt oder in zwei Abteilungen unterschiedlich läuft.
Prozessanalyse: Methoden im Überblick
Welche Methode passt, hängt von Ziel und Tiefe der Analyse ab. Oft werden mehrere kombiniert:
- ✓Interview und Workshop: Beteiligte beschreiben den Ablauf gemeinsam; der einfachste Einstieg.
- ✓Beobachtung vor Ort: Zeigt, was Gespräche übersehen, etwa Wege und Wartezeiten.
- ✓Dokumentenanalyse: Wertet Arbeitsanweisungen, Formulare und Belege aus und zeigt Abweichungen zur gelebten Praxis.
- ✓Flussdiagramm und Swimlane-Diagramm: Stellen Schritte und Zuständigkeiten über Abteilungen hinweg dar.
- ✓BPMN: Eine genormte Notation für genaue Prozessmodelle, hilfreich für die Umsetzung in Software.
- ✓SIPOC: Fasst einen Prozess grob zusammen, mit Lieferanten, Eingaben, Prozess, Ergebnissen und Kunden.
- ✓Wertstromanalyse: Zeigt Material- und Informationsfluss und trennt wertschöpfende Schritte von Verschwendung wie Wartezeiten, vor allem in Produktion und Logistik.
- ✓5-Why-Methode: Fragt mehrfach nach dem Warum, um von der Auswirkung zur Ursache zu kommen.
- ✓Ishikawa-Diagramm: Ordnet mögliche Ursachen eines Problems nach Bereichen wie Mensch, Maschine, Material und Methode.
- ✓Process Mining: Wertet Protokolle aus vorhandenen Systemen aus und setzt saubere digitale Daten voraus.
Schwachstellen erkennen: typische Muster
Nach der Ist-Analyse folgt die Bewertung. Viele Schwachstellen wiederholen sich von Unternehmen zu Unternehmen. Wer die Muster kennt, findet sie schneller. Ein Beispiel: Im Vertrieb eines Großhändlers wird jede Anfrage zuerst in ein Postfach geschrieben, dann in eine Excel-Liste übertragen und für das Angebot noch einmal in die Warenwirtschaft getippt. Drei Erfassungen, drei Fehlerquellen, und niemand sieht auf einen Blick, welche Anfrage noch offen ist.
Achten Sie bei der Bewertung vor allem auf diese Muster:
- ✓Doppelte Erfassung: Dieselben Daten werden an mehreren Stellen eingegeben.
- ✓Medienbrüche: Informationen wechseln zwischen Papier, Mail, Tabelle und Programm.
- ✓Wartezeiten: Ein Vorgang liegt, weil eine Freigabe oder eine Rückmeldung fehlt.
- ✓Schleifen: Vorgänge gehen zurück, weil beim ersten Mal Angaben gefehlt haben.
- ✓Unklare Zuständigkeit: Niemand fühlt sich für einen Schritt verantwortlich.
- ✓Sonderfall als Regel: Eine Ausnahme ist so häufig, dass sie eigentlich der Normalfall ist.
Vom Ist-Prozess zum Soll-Konzept
Das Soll-Konzept beschreibt, wie ein Ablauf künftig laufen soll. Es baut auf der Ist-Analyse und der Bewertung auf und legt fest, welche Schritte bleiben, welche wegfallen und welche neu hinzukommen. Dazu gehören Zuständigkeiten, die nötigen Informationen je Schritt, Regeln für Freigaben und die Kennzahlen, an denen Sie später den Erfolg messen.
Ein gutes Soll-Konzept ist kein Wunschzettel. Es ist so konkret, dass jemand danach arbeiten oder ein System aufbauen kann, und so einfach, dass die Beteiligten es verstehen. Prüfen Sie jeden Schritt mit der Frage, ob er für den Kunden oder für das Unternehmen einen Wert schafft. Was nur da ist, weil es immer so war, ist ein Kandidat zum Streichen. Bei der Einführung neuer Software wird aus dem Soll-Konzept das Lastenheft.
Ist-Analyse
- Schritte und Beteiligte
- Programme und Listen
- Ausnahmen und Häufigkeit
Bewertung
- Wartezeiten und Schleifen
- Doppelte Erfassung
- Ursachen statt Symptome
Soll-Konzept
- Schritte und Zuständige
- Regeln und Freigaben
- Kennzahlen als Ziel
Umsetzung
- Ablauf einführen
- im System abbilden
- Kennzahlen prüfen
Prozessmodellierung und Prozessdokumentation
Prozessmodellierung heißt, einen Ablauf grafisch und nach festen Regeln darzustellen, etwa als Flussdiagramm, Swimlane oder BPMN-Modell. Die Prozessdokumentation hält dazu fest, was ein Bild allein nicht zeigt: Zuständigkeiten, Regeln, Fristen und verwendete Unterlagen. Beides zusammen macht einen Ablauf für neue Mitarbeitende, für Audits und für die Umsetzung in Software verständlich.
Beginnen Sie mit einer Prozesslandkarte. Sie zeigt auf einer Seite alle wichtigen Abläufe des Unternehmens, etwa Vertrieb, Einkauf, Lager, Service und Rechnung, und wie sie zusammenhängen. Erst danach lohnt sich die Detailmodellierung einzelner Abläufe. Als einfache Vorlage für die Dokumentation eines Prozesses reichen diese Angaben:
- ✓Name, Ziel und verantwortliche Person des Prozesses
- ✓Auslöser und Ergebnis: Womit beginnt der Ablauf, womit endet er?
- ✓Schritte in Reihenfolge, je mit Zuständigkeit und verwendetem Programm
- ✓Eingaben und Ausgaben je Schritt
- ✓Regeln, Freigaben und Fristen
- ✓Ausnahmen und wie mit ihnen umgegangen wird
- ✓Kennzahlen und Stand der Dokumentation
Prozessanalyse-Tools: Was brauchen Sie wirklich?
Für den Anfang reichen Whiteboard, Haftnotizen und ein Zeichenprogramm. Spezielle Prozessanalyse-Tools lohnen sich erst, wenn viele Prozesse dauerhaft gepflegt oder Daten automatisch ausgewertet werden sollen. Wichtiger als das Werkzeug ist, was mit dem Ergebnis geschieht: Ein Prozessmodell, das in der Ablage liegt, verändert nichts. Wirksam wird die Analyse erst, wenn der neue Ablauf im Arbeitssystem ankommt und dort auch gelebt wird.
Von der Analyse ins System mit XGait
Mit XGait wird aus dem Ergebnis ein laufendes System. Unsere Experten nehmen Ihre Prozesse mit Ihnen auf und bilden sie ab: Aus Schritten werden Status, aus Informationen Felder, aus Regeln Workflows und Entscheidungstabellen, aus Zuständigkeiten Rollen und Rechte. Das geschieht konfiguriert, nicht programmiert. Ändert sich ein Ablauf später, passen wir das System auf Anfrage an, und die Historie eines Datensatzes zeigt, wer wann welchen Wert geändert hat.
Ihr Soll-Konzept liegt damit nicht in einer Ablage, sondern bestimmt die tägliche Arbeit: Ein Status wechselt nur über die Übergänge, die Sie festgelegt haben, Pflichtfelder sorgen dafür, dass nötige Angaben nicht fehlen, und Sonderfälle wie ein Storno bekommen einen eigenen Status.
Ihr Weg von der Prozessanalyse zum eigenen System
Im Erstgespräch schildern Sie, welcher Ablauf Sie heute bremst. Danach nehmen wir Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis. Wir bauen Ihr System maßgeschneidert auf, Sie testen und geben frei, und wir schulen Ihr Team.