ERP-Auswahl: In 6 Schritten zum passenden ERP-System

So wählen Sie ein ERP-System aus

Eine gute ERP-Auswahl beginnt nicht mit Anbietern, sondern mit Ihren Abläufen. Klären Sie zuerst Ziele und Prozesse, halten Sie die Anforderungen in einem Lastenheft fest, und messen Sie erst dann Systeme daran: zunächst grob nach Kategorie, dann in Präsentationen mit Ihren eigenen Fällen. Entscheiden Sie am Ende nach den Kosten über fünf Jahre und nach Referenzen, nicht nach dem Eindruck einer Vorführung.

Die ERP-Auswahl ist der Teil vor der eigentlichen Einführung. Wie es nach der Entscheidung weitergeht, mit Umsetzung, Datenübernahme und Start, beschreibt unser Ratgeber zur ERP-Einführung. Die sechs Schritte der Auswahl im Überblick:

Schritte 1 bis 3: Ziele, Prozesse und Lastenheft

Im ersten Schritt halten Sie fest, warum Sie ein neues System brauchen. Typische Gründe sind doppelte Erfassung, fehlender Überblick über Aufträge und Bestände oder ein altes Programm, das sich nicht mehr anpassen lässt. Schreiben Sie zu jedem Ziel auf, woran Sie später erkennen, dass es erreicht ist. Legen Sie außerdem fest, wer im Auswahlteam sitzt und wer am Ende entscheidet.

Im zweiten Schritt nehmen Sie die Prozesse auf: wie Aufträge, Einkauf, Lager, Service und Rechnung heute laufen und wie sie künftig laufen sollen. Wichtig sind die Sonderfälle, denn an ihnen zeigt sich später, ob ein System passt. Wie man dabei vorgeht, erklärt unser Ratgeber zur Prozessanalyse.

Im dritten Schritt wird daraus das Lastenheft: nummerierte Anforderungen mit Gewichtung, ein Mengengerüst, Rollen, Schnittstellen und Rahmenbedingungen. Es ist das Dokument, mit dem Sie Anbieter anfragen, und sorgt dafür, dass alle an denselben Anforderungen gemessen werden. Einen einfachen Einstieg bietet der ERP-Lastenheft-Generator auf xgait.com/erp-lastenheft: Sie erzählen Ihre Abläufe, sehen Ihr Unternehmen als Grafik und laden das Lastenheft herunter.

Schritt 4: die Longlist nach Kategorien

Bevor Sie einzelne Anbieter vergleichen, lohnt der Blick auf die Art der Lösung. Grob lassen sich drei Kategorien unterscheiden, und jede passt zu anderen Unternehmen. Sortieren Sie die Longlist danach und streichen Sie mit wenigen harten Ausschlusskriterien, etwa Hosting-Standort, Branche oder Budget, bis eine Shortlist mit wenigen Kandidaten bleibt.

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Schritt 5: Präsentationen mit eigenen Fällen

Lassen Sie sich nicht die Standardvorführung zeigen, sondern Ihre eigenen Abläufe. Schicken Sie allen Kandidaten vorab dasselbe Drehbuch mit zwei oder drei echten Vorgängen, darunter mindestens einen schwierigen Sonderfall, zum Beispiel eine Teillieferung mit Reklamation oder einen Serviceeinsatz mit verbauten Ersatzteilen. So vergleichen Sie Gleiches mit Gleichem.

Laden Sie zu den Präsentationen die Menschen ein, die später damit arbeiten. Bewerten Sie direkt danach im Team, solange der Eindruck frisch ist, und halten Sie offene Fragen schriftlich fest. Fragen Sie bei jedem Punkt nach, ob er heute so funktioniert oder erst durch Anpassung, Zusatzmodul oder Programmierung entsteht.

Halten Sie die Bewertung in einer einfachen Matrix fest: Zeilen sind die Anforderungen aus dem Lastenheft mit ihrer Gewichtung, Spalten die Kandidaten. Jede Person aus dem Team vergibt Punkte von 0 bis 3, wobei 0 für „nicht möglich“ und 3 für „funktioniert so, wie wir arbeiten“ steht. Wichtig ist eine eigene Spalte für die Frage, wie eine Lösung zustande kommt, denn ein Punkt, der nur durch Programmierung erreicht wird, kostet später bei jedem Update. Lassen Sie sich die gezeigten Vorgänge zum Schluss als echte Datensätze zeigen, mit Status, Verlauf und den Feldern, die Sie im Alltag brauchen.

Kriterien für die ERP-Auswahl

Neben den Funktionen entscheiden einige Kriterien darüber, wie gut ein System über Jahre zu Ihnen passt. Diese Punkte sollten Sie bei jedem Kandidaten klären:

Schritt 6: Entscheidung mit Kosten über 5 Jahre

Vergleichen Sie nicht den Einstiegspreis, sondern die Kosten über fünf Jahre. Dazu gehören die Einführung, laufende Lizenz- oder Nutzungsgebühren, Hosting und Betrieb, Anpassungen, Schnittstellen, Schulung und der interne Aufwand Ihrer Mitarbeiter. Rechnen Sie mit Ihrem eigenen Wachstum: Was kostet das System, wenn in drei Jahren mehr Menschen damit arbeiten oder ein neuer Bereich dazukommt? Mehr dazu im Ratgeber zu den ERP-Kosten.

Rufen Sie vor der Entscheidung Referenzen an, am besten Unternehmen mit ähnlichen Abläufen. Fragen Sie, was im Projekt schwieriger war als gedacht, wie Änderungswünsche nach dem Start umgesetzt werden und ob sie wieder so entscheiden würden.

Ehrlich gesagt: Wenn Ihre Abläufe weitgehend dem Branchenüblichen entsprechen und Sie bereit sind, sich am Standard auszurichten, ist eine bewährte Standardsoftware oft die einfachste Wahl. Eine konfigurierbare Plattform spielt ihre Stärken aus, wenn Ihre Abläufe ein Teil dessen sind, was Ihr Unternehmen ausmacht.

XGait in der ERP-Auswahl

XGait gehört zur Kategorie der konfigurierbaren Plattformen: ein Business Framework für Unternehmenssoftware, nach Ihren Abläufen konfiguriert und nicht programmiert. Ihre Daten liegen getrennt von anderen Kunden, gehostet in Deutschland. Die Software kostet ab 970 € pro Monat netto, der Preis richtet sich nach dem Umfang, nicht nach der Zahl der Benutzer.

Ihr Lastenheft ist bei uns der Bauplan. Wir antworten darauf mit einem Umsetzungsvorschlag mit Angebot, der faktisch unser Pflichtenheft ist, und zeigen in der Präsentation gern Ihre eigenen Fälle. Der Weg: Erstgespräch, Prozessaufnahme, Umsetzungsvorschlag mit Angebot, Aufbau, Test und Freigabe, Schulung. Wenn Sie mitten in der Auswahl stehen, erstellen Sie Ihr Lastenheft im ERP-Lastenheft-Generator und fordern dort direkt einen Umsetzungsvorschlag an.

Wie das für Ihre Abläufe aussieht, zeigen wir Ihnen gern. Erstgespräch buchen