Stand: 1. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was sind Medienbrüche und Datensilos?
Ein Medienbruch ist jede Stelle in einem Ablauf, an der Informationen das Medium wechseln und von Hand übertragen werden müssen, etwa vom Papier ins Programm oder von der E-Mail in eine Tabelle. Ein Datensilo ist ein Datenbestand, der in einem Bereich oder Programm liegt und für andere nicht erreichbar ist. Beide haben dieselbe Folge: Daten werden mehrfach gepflegt und stimmen irgendwann nicht mehr überein.
Die Begriffe hängen zusammen. Silos entstehen meist aus Insellösungen, und zwischen den Inseln entstehen die Medienbrüche, weil jemand die Daten von einem System ins nächste tragen muss.
Die wichtigsten Begriffe kurz erklärt
Diese Begriffe begegnen Ihnen in jedem Gespräch über Datenintegration:
- ✓Medienbruch: Wechsel des Mediums innerhalb eines Ablaufs, verbunden mit manueller Übertragung.
- ✓Datensilo: abgeschotteter Datenbestand, auf den andere Bereiche keinen Zugriff haben.
- ✓Insellösung: Programm für eine einzelne Aufgabe, das nicht mit anderen Systemen verbunden ist.
- ✓Systemlandschaft: alle Programme eines Unternehmens und die Wege, auf denen Daten zwischen ihnen fließen.
- ✓Datenintegration: das Verbinden von Daten aus mehreren Quellen zu einem einheitlichen Bestand.
- ✓Schnittstelle: technische Verbindung, über die Programme Daten ohne Handarbeit austauschen.
- ✓Single Source of Truth: eine einzige verbindliche Datenquelle, auf die sich alle verlassen können. Mehr dazu in unserem Ratgeber Single Source of Truth.
Wie Medienbrüche im Alltag aussehen
Im Alltag sind Medienbrüche meist kleine Handgriffe: Jemand tippt ab, kopiert oder trägt Zahlen von einem Programm ins nächste. Ein einfacher Test: Verfolgen Sie einen Auftrag vom ersten Kontakt bis zur Rechnung und zählen Sie, wie oft dieselbe Information neu eingegeben wird. Jede dieser Stellen ist ein Medienbruch. Besonders häufig liegen sie an den Übergängen zwischen Abteilungen.
Medienbrüche fallen oft nicht auf, weil sich alle an sie gewöhnt haben. Typische Beispiele sind:
- ✓Eine Bestellung kommt per E-Mail und wird von Hand in den Auftrag übertragen.
- ✓Stundenzettel werden auf Papier ausgefüllt und später abgetippt.
- ✓Die Lagerliste liegt in Excel, der Auftrag im ERP, und beide werden getrennt gepflegt.
- ✓Für einen Monatsbericht werden Zahlen aus mehreren Programmen in eine Tabelle kopiert.
- ✓Der Vertrieb pflegt Kundendaten im eigenen Programm, die Buchhaltung tippt sie für die Rechnung neu ein.
- ✓Der Lieferschein kommt auf Papier ins Lager, die gelieferten Mengen werden später am Rechner nachgetragen.
Warum Datensilos teuer werden
Jede manuelle Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Dazu kommt die Unsicherheit: Wenn zwei Listen unterschiedliche Zahlen zeigen, beginnt die Suche nach der richtigen. Entscheidungen beruhen dann auf veralteten oder widersprüchlichen Daten, und Auswertungen über Bereiche hinweg werden zur Handarbeit.
Silos entstehen selten aus Nachlässigkeit. Meist hat ein Bereich ein Problem mit eigenem Werkzeug gelöst, und das war zu dem Zeitpunkt vernünftig. Auch Übernahmen und gewachsene Systeme tragen dazu bei. Der Aufwand zeigt sich erst, wenn Abläufe mehrere Bereiche berühren.
Hinzu kommt die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Wer weiß, welche Liste aktuell ist und wie die Zahlen zusammenhängen, wird zum Nadelöhr. Fällt diese Person aus, stockt der Ablauf. Neue Kolleginnen und Kollegen brauchen länger, weil sie erst lernen müssen, wo welche Information liegt.
Systemlandschaft und IT-Landschaft: Wo liegen Ihre Daten heute?
Die Systemlandschaft, oft auch IT-Landschaft genannt, umfasst alle Programme, mit denen ein Unternehmen arbeitet, und die Verbindungen zwischen ihnen. Dazu zählen nicht nur ERP, Buchhaltung oder Shop, sondern auch Excel-Listen, Access-Datenbanken, Postfächer und Ordner mit Formularen. Gerade diese kleinen Werkzeuge sind oft die Silos, die in keinem Plan auftauchen.
Bevor Sie etwas verbinden oder ersetzen, sollten Sie Ihre Systemlandschaft einmal aufnehmen. Eine einfache Tabelle reicht: je Programm eine Zeile mit diesen Angaben:
- ✓Welche Daten liegen dort, zum Beispiel Kunden, Artikel, Aufträge oder Zeiten?
- ✓Wer pflegt diese Daten, und wer nutzt sie?
- ✓Woher kommen die Daten: eigene Eingabe, Import, Schnittstelle oder Abtippen?
- ✓Wohin gehen sie weiter, und auf welchem Weg?
- ✓Ist das Programm für diese Daten führend, oder hält es nur eine Kopie?
Stammdaten und Datenqualität: die Grundlage
Stammdaten sind die Grunddaten, die sich selten ändern und in vielen Abläufen gebraucht werden: Kunden, Lieferanten, Artikel, Mitarbeitende, Preise oder Zahlungsbedingungen. Bewegungsdaten entstehen dagegen laufend, etwa Aufträge, Lieferungen oder Zeitbuchungen, und verweisen auf die Stammdaten. Sind die Stammdaten doppelt oder widersprüchlich, setzt sich der Fehler in jedem Beleg fort.
Ein typisches Beispiel: Ein Kunde steht im Vertrieb als „Müller GmbH“, in der Buchhaltung als „Müller GmbH & Co. KG“ und im Lager mit alter Lieferadresse. Jede Auswertung je Kunde wird dann falsch, und die Ware geht an die falsche Adresse. Gute Datenqualität entsteht vor allem durch klare Regeln:
- ✓Für jede Stammdatenart gibt es eine verantwortliche Stelle und ein führendes System.
- ✓Pflichtfelder und Prüfregeln verhindern unvollständige Einträge.
- ✓Auswahllisten statt Freitext, wo Werte festliegen, etwa bei Ländern, Einheiten oder Status.
- ✓Neue Einträge werden vor dem Anlegen gegen vorhandene geprüft, damit keine Dubletten entstehen.
- ✓Änderungen bleiben nachvollziehbar, damit sich Fehler zurückverfolgen lassen.
Medienbrüche vermeiden: sechs Grundsätze
Medienbrüche vermeiden Sie am besten, wenn Daten einmal erfasst werden, dort, wo sie entstehen, und danach ohne Abtippen weiterlaufen. Diese Grundsätze helfen bei jedem Ablauf:
- ✓Einmal erfassen — Jede Information wird genau einmal eingegeben. Alle weiteren Schritte greifen auf diesen Eintrag zu, statt ihn zu kopieren.
- ✓Am Entstehungsort erfassen — Mengen im Lager, Zeiten auf der Baustelle, Befunde beim Kunden: Wer die Information hat, trägt sie direkt ein, etwa am Handy, Tablet oder per Scan.
- ✓Strukturiert statt Freitext — Felder mit festem Typ und Auswahl lassen sich weiterverarbeiten und auswerten. Freitext in einer Mail nicht.
- ✓Weitergabe automatisieren — Regeln geben den Vorgang an die nächste Person weiter, Schnittstellen an das nächste System. Niemand muss etwas weiterleiten oder abtippen.
- ✓Belege aus Daten erzeugen — Angebot, Lieferschein und Rechnung entstehen aus den vorhandenen Daten, nicht als eigenes Dokument, das von Hand befüllt wird.
- ✓Status statt Zuruf — Der Stand eines Vorgangs steht im System. Wer wissen will, wie weit ein Auftrag ist, schaut nach, statt anzurufen.
Datensilos auflösen: Daten aggregieren und zusammenführen
Um Datensilos aufzulösen, gibt es drei Wege, die oft verwechselt werden. Daten aggregieren heißt, Werte aus mehreren Quellen zusammenzufassen, etwa Umsätze je Monat oder offene Aufträge je Bereich. Das hilft bei Auswertungen, löst aber das Silo nicht auf. Daten konsolidieren heißt, mehrere Bestände zu einem bereinigten Bestand zusammenzuführen, zum Beispiel drei Kundenlisten zu einem Kundenstamm. Datenintegration verbindet die Systeme dauerhaft, damit Änderungen ohne Handarbeit überall ankommen.
Beginnen Sie mit dem Ablauf, der am meisten stört, nicht mit der Technik. Ein erster Erfolg in einem Bereich zeigt allen, was sich ändert, und liefert Erkenntnisse für die nächsten Schritte. Wichtig ist vor allem der zweite der folgenden fünf Schritte: Ohne klare Festlegung, welches System führend ist, verlagern Schnittstellen den Widerspruch nur in die Technik.
- ✓Abläufe aufnehmen und jede manuelle Übertragung markieren.
- ✓Für jede Datenart festlegen, welches System führend ist.
- ✓Doppelte und veraltete Einträge bereinigen.
- ✓Systeme über Schnittstellen verbinden, statt Daten zu kopieren.
- ✓Parallele Listen abschalten, sobald der neue Weg trägt.
Was ist eine Datenplattform?
Eine Datenplattform ist ein System, das Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt, ordnet und für Anwendungen und Auswertungen bereitstellt. Sie schafft die gemeinsame Basis, die in einer Landschaft aus Insellösungen fehlt, und ist damit der praktische Weg zu einer Single Source of Truth.
Dafür müssen nicht alle bestehenden Programme ersetzt werden. Oft ist es sinnvoll, Systeme zu verbinden, die gut funktionieren, und nur das abzulösen, was wirklich stört.
Zu einer Datenplattform gehören in der Regel fünf Bausteine:
- ✓Anbindung: Schnittstellen holen Daten aus den Quellsystemen oder nehmen sie entgegen.
- ✓Speicherung und Aufbereitung: Daten liegen zentral und werden bereinigt und vereinheitlicht.
- ✓Datenmodell: Gemeinsame Begriffe legen fest, was ein Kunde, ein Auftrag oder ein Artikel ist.
- ✓Rechte und Protokoll: Regeln bestimmen, wer was sieht, und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
- ✓Auswertung: Dashboards und Berichte greifen auf denselben Bestand zu.
Datenplattform mit XGait
XGait ist ein Framework für Unternehmenssoftware nach Maß. Daraus wird Ihr Hauptsystem, eine Ergänzung zu Ihrem bestehenden ERP oder eine Datenplattform, die Ihre Systeme verknüpft. Stammdaten und Vorgänge liegen als Objekte mit Feldern und Verknüpfungen in Ihrer eigenen Instanz mit eigener Datenbank. Pflichtfelder, Prüfregeln und Auswahlfelder helfen, die Daten sauber zu halten, und die Historie zeigt Änderungen an Datensätzen mit Vorher und Nachher.
Die Verbindungen richten wir nach Ihrem Bedarf ein. Dafür gibt es die REST-API, die für jedes Objekt automatisch entsteht, signierte Webhooks, eigene Konnektoren für REST-, GraphQL- und SOAP-Schnittstellen, einen lesenden OData-Zugang für Auswertungen und den Import aus CSV, XLSX und JSON. Die Buchhaltung wird über den DATEV-Export angebunden. Bank- und Zahlungsschnittstellen sowie Behördenschnittstellen gehören derzeit nicht dazu. Dashboards zeigen die Zahlen dann aus einer Quelle.
Ihr Weg zur gemeinsamen Datenbasis
Im Erstgespräch gehen wir Ihre Systemlandschaft durch: welche Programme Sie nutzen, wo Daten abgetippt werden und welches System welche Daten führen soll. Danach nehmen wir Ihre Prozesse auf, und Sie erhalten einen Umsetzungsvorschlag mit Festpreis. Was Ihr Ablauf braucht, bauen wir. Was die Plattform noch nicht kann, ergänzen wir.