Dokumentenmanagement: DMS-Software für Ihre Abläufe
Ihr Dokumentenmanagementsystem läuft dort, wo die Arbeit passiert: Verträge, Lieferscheine und E-Mails hängen am Kunden, am Auftrag oder am Projekt. Versionen, Rechte und Status richten wir nach Ihrem Ablauf ein.
Kein Produkt von der Stange · Hosting in Deutschland · Eigene Datenbank je Instanz · Keine Lizenz pro Benutzer
Dokumente
| Nr. | Titel | Vorgang | Art | Version | Verantwortlich | Datei | Status | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DK-1004 | Rahmenvertrag 2027 | Muster AG | Vertrag | 1 | M. Weber | rahmenvertrag.pdf | Entwurf | |
| DK-1003 | Prüfanweisung Wareneingang | Beispiel GmbH | Anweisung | 4 ⚠ | S. Kaya | pruefanweisung-v4.pdf | In Prüfung | |
| DK-1002 | Lieferantenvereinbarung | Musterhandel e.K. | Vereinbarung | 2 | J. Novak | vereinbarung-v2.pdf | Freigegeben |
Was ein gutes DMS im Alltag leisten muss
Eine DMS-Software lohnt sich, wenn Dokumente schneller gefunden sind als im Ordner. Darum liegen sie bei XGait dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
- ✓Dokumente am Vorgang — Jede Datei hängt am Kunden, Auftrag, Projekt oder Vertrag. Wer den Vorgang öffnet, sieht seine Unterlagen.
- ✓Versionen und Freigaben — Wir richten Versionsfeld und Status ein: Neue Stände halten Sie als Version fest, der Status zeigt, welche gültig ist und welche abgelöst wurde.
- ✓Rechte bis auf Feld und Zeile — Rollen regeln, wer welches Dokument sieht und ändert. Vertrauliches bleibt bei den Berechtigten.
- ✓E-Mails als Vorgang — Angebundene Postfächer legen eingehende Mails als Vorgang an, die Anhänge liegen direkt dabei.
- ✓E-Unterschrift im Dateifeld — Unterschriften zeichnen Sie direkt im Dateifeld am Vorgang, ein Status kann sie voraussetzen. Fotos lassen sich am Handy im Browser ergänzen.
- ✓Wiedervorlage und Protokoll — Workflows erinnern an Termine, die Sie festlegen; das Änderungsprotokoll zeigt, wer wann was geändert hat.
Häufige Fragen: Dokumentenmanagement
Was ist ein DMS?
Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem: Es sammelt Dokumente an einem Ort, ordnet sie und regelt den Zugriff. In XGait liegen die Dokumente zusätzlich direkt am passenden Vorgang.
Welche DMS gibt es?
Es gibt eigenständige Dokumentenablagen und DMS-Software, die in das Geschäftssystem eingebaut ist. XGait gehört zur zweiten Art: Dokumente liegen im selben System wie Kunden, Aufträge und Projekte.
Was ist der Unterschied zwischen Ablage und Dokumentenmanagement?
Eine Ablage speichert Dateien, Dokumentenmanagement steuert sie. Dazu gehören Versionen, Freigaben, Rechte und der Bezug zum Vorgang.
Was kostet die DMS Software?
Sie ist Teil Ihres XGait-Systems. Keine Lizenz pro Benutzer: Der Preis folgt dem Umfang Ihrer Module und Daten.
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Workflow-Software
Auslöser, Regeln und Erinnerungen automatisieren wiederkehrende Abläufe.
Rollen und Rechte
Ihr Berechtigungskonzept bis auf Feld und Zeile.
Projektmanagement
Projekte mit Status, Budget und Zeiten, als Kanban, Kalender oder Timeline.
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Jedes Dokument liegt dort, wo es hingehört.
Wir richten Ihr DMS ein.
XGait ist kein Produkt von der Stange. Ihr System startet leer und wird auf Ihre Felder, Prozesse, Abläufe und Schnittstellen zugeschnitten, prozessoptimiert aufgebaut. Im Gespräch sagen wir Ihnen offen, was es braucht und in welche Richtung der Preis geht.
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