Ersatzteile und Varianten verwalten: ein Praxisszenario für Hersteller mit Shop und Händlern
Eine Werkstatt ruft an: Passt das Teil zu meinem Modell? So findet ein Hersteller mit XGait die Antwort, den Preis für diesen Händler und den schnellsten Lieferweg.
Kein Produkt von der Stange · Hosting in Deutschland · Daten getrennt von anderen Kunden · Preis nach Umfang
Praxisszenario: Dieses Praxisszenario zeigt einen erfundenen Betrieb, die Teilewerk Muster GmbH. Die Abläufe sind typisch für Betriebe dieser Art und stammen aus unserer Projekterfahrung, nicht von einem Kunden. Das System dazu wird am Dienstag, 24. November um 11:30 Uhr live in XGait gebaut.
Musterbetrieb
Teilewerk Muster GmbH: Träger und Sturzbügel mit allen Ersatzteilen, eigene Fertigung
Verkaufswege
Händler und Werkstätten mit eigenen Preisen, eigener Shop, zwei Marktplätze
Daten
Testdaten und Testbestellungen, keine echten Kunden
✕Passt das Teil? Die Antwort steht in einer Excel-Passliste, die eine Person pflegt.
✓Teilesuche nach Modell und Baujahr. Passendes Produkt, Ersatzteile, Bestand und Lieferweg auf einen Blick.
✕Ausgelaufen heißt: gibt es nicht mehr. Ob es einen Nachfolger gibt oder die Halle es noch baut, weiß keiner.
✓Jedes Teil kennt seinen Lieferweg. Nachfolger, ab Lager, Fertigung aus Stückliste oder Nachbestellung.
✕Jeder Kanal hat seinen eigenen Bestand. Der Marktplatz verkauft, was im Lager längst weg ist.
✓Ein Bestand für alle Kanäle. Shop, Marktplätze und Händler greifen auf dieselbe Zahl zu.
✕Garantie heißt Ordner wälzen. Wann wurde das Stück geliefert, und an wen?
✓Die Seriennummer genügt. Käufer, Lieferdatum und Garantiestatus, das Ersatzteil wird direkt reserviert.
Ein Anruf aus der Werkstatt: die Reise eines Ersatzteils.
Wir begleiten eine Anfrage durch den Musterbetrieb, von der Teilesuche bis zum Garantiefall, so wie sie im Livestream gebaut wird.
1 · Anfrage
Halteplatte für ein Modell von 2013
Eine Werkstatt braucht ein Ersatzteil für einen Kofferträger. Sie kennt nur das Fahrzeugmodell und das Baujahr.
2 · Teilesuche
Modell und Baujahr eingeben
Die Suche findet das passende Endprodukt und seine Ersatzteilliste. Das gesuchte Teil ist ausgelaufen, der Nachfolger liegt auf Lager.
Nachfolger verwenden
3 · Auftrag
Mit dem Preis dieser Werkstatt
Aus dem Suchergebnis wird mit einem Klick ein Auftrag. Der Artikel ist eingetragen, der Händlerpreis der Werkstatt steht schon drin.
Reserviert
4 · Ein Bestand
Shop und Marktplätze sehen es sofort
Das reservierte Teil fehlt im verfügbaren Bestand aller Kanäle. Kein Marktplatz verkauft mehr, als da ist.
5 · Nachschub
Selbst fertigen oder nachbestellen
Fällt ein Teil unter den Mindestbestand, entsteht ein Vorschlag: aus der eigenen Stückliste fertigen oder beim Lieferanten bestellen.
Vorschlag offen
6 · Garantiefall
Die Seriennummer genügt
Ein Händler meldet einen Riss. Über die Seriennummer sieht der Kundenservice Käufer, Lieferdatum und Garantie; das Ersatzteil geht als Garantieauftrag raus.
Beispielansicht aus der bedienbaren Demo auf xgait.com (Funktion Lagerverwaltung), mit erfundenen Daten: jede Bewegung eines Teils mit Lagerplatz und Partner. Nach dem Livestream steht hier das System aus dem Stream.
Stand: 5. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was im System dahintersteckt
Sechs Bausteine, konfiguriert, nicht programmiert. Passlisten, Preise und Regeln stellen wir mit Ihnen ein.
✓Varianten und Ersatzteile — Endprodukt mit Varianten, Ersatzteilliste mit Positionsnummern
✓Passliste — Modell und Baujahr von–bis je Produkt, Export nach Excel
✓Lieferweg — Nachfolger, ab Lager, Fertigung aus Stückliste oder Nachbestellung
✓Aufträge und Preise — alle Kanäle in einer Liste, Händler mit eigenen Preisen
✓Mindestbestand — Vorschlag zur Fertigung oder Bestellung
✓Seriennummer und Garantie — Käufer, Lieferdatum, Garantie bis, Reklamation mit Entscheidung
Dasselbe System in drei Branchen
Im Stream zeigen wir dieselben Bausteine an drei erfundenen Betrieben.
✓Fahrzeug- und Motorradzubehör — nicht auf Lager, aber selbst gefertigt: Der Kunde hört „wird gebaut“ statt „gibt es nicht mehr“
✓Fahrrad und Sport — Rahmennummer nennen, Modell und Baujahr sind bekannt, Nachfolger und Händlerpreis stehen in der Bestellung
✓Wassersport — kleine Teile als Paket, das Boot per Spedition, nach Gewicht und Länge am Artikel
Rechenbeispiel: Was die Suche nach dem passenden Teil kostet
Annahmen, keine Messung. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Heute
2 Personen × 30 Minuten
am Tag für Passfragen
Im Jahr
× 220 Arbeitstage
= 220 Stunden
Wert
× 40 € (angenommen)
= 8.800 €
Dazu
falsch gelieferte Teile:
Rücksendung und Neuversand
Kurz erklärt: Ersatzteil- und Variantenmanagement
Variantenmanagement ordnet ein Produkt mit seinen Ausführungen, etwa Farbe, Größe oder Baujahr-Generation. Ersatzteilmanagement sorgt dafür, dass zu jedem Produkt die passenden Teile bekannt, verfügbar und lieferbar sind, auch wenn ein Teil ausläuft. Für Hersteller mit vielen Artikeln hängen beide an einer Passliste: Welches Teil passt zu welchem Modell?
Grenzen des Szenarios: Shop, Marktplätze und Versand sind im Stream nicht angebunden, es laufen Testbestellungen. Welche Anbindungen Sie brauchen, klären wir im Erstgespräch. Unsere Experten bauen mit Hilfe von KI; in Ihrem System ist keine KI aktiv, die Plattform-KI lässt sich künftig gesondert zuschalten.
Wie das für Ihre Abläufe aussieht, zeigen wir Ihnen gern.Erstgespräch buchen
Häufige Fragen
Was ist Ersatzteilmanagement?
Ersatzteilmanagement sorgt dafür, dass zu jedem Produkt die passenden Ersatzteile bekannt, verfügbar und lieferbar sind. Dazu gehören Ersatzteillisten, Bestände, Nachfolger für ausgelaufene Teile und der Weg, wie ein fehlendes Teil beschafft oder gefertigt wird.
Was ist der Unterschied zwischen Variante und Ersatzteil?
Eine Variante ist eine Ausführung desselben Produkts, etwa in einer anderen Farbe oder für eine andere Baujahr-Generation. Ein Ersatzteil ist ein Bauteil, mit dem ein bereits verkauftes Produkt repariert oder ergänzt wird.
Können Händler eigene Preise bekommen?
Ja. Im Szenario hat jeder Händler seine eigenen Preise, die bei jedem Auftrag automatisch gelten, ganz gleich, ob der Auftrag aus der Teilesuche, per Telefon oder per E-Mail entsteht.
Ist die Teilewerk Muster GmbH ein Kunde von XGait?
Nein. Der Betrieb, alle Modelle, Personen und Bestellungen sind frei erfunden. Echt ist das System, das dazu im Livestream gebaut wird.
Was kostet das?
Der Preis richtet sich nach dem Umfang Ihrer Module und Daten, nicht nach der Zahl der Benutzer. Die Einführung erhalten Sie als Festpreis für den vereinbarten Umfang nach der Prozessaufnahme.
Alle gezeigten Betriebe, Personen, Lieferanten, Handelspartner und Bestellungen sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Unternehmen sind nicht beabsichtigt. Im Stream sind keine echten Shops oder Marktplätze angebunden.
Ihre Teile, Ihre Passlisten. Wir zeigen Ihnen, wie das aussieht.
XGait ist kein Produkt von der Stange. Ihr System startet leer und wird auf Ihre Felder, Prozesse, Abläufe und Schnittstellen zugeschnitten, prozessoptimiert aufgebaut. Im Gespräch sagen wir Ihnen offen, was es braucht und in welche Richtung der Preis geht.
