Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit in der Lebensmittelherstellung: ein Praxisszenario
Ein Lieferant ruft an: Bei den Erdbeeren stimmt etwas nicht. In welchen Gläsern stecken sie, und wohin sind die gegangen? So beantwortet ein Hersteller mit XGait diese Frage.
Kein Produkt von der Stange · Hosting in Deutschland · Daten getrennt von anderen Kunden · Preis nach Umfang
Praxisszenario: Dieses Praxisszenario zeigt einen erfundenen Betrieb, die Sonnhalde Muster GmbH. Die Abläufe sind typisch für Betriebe dieser Art und stammen aus unserer Projekterfahrung, nicht von einem Kunden. Das System dazu wird am Donnerstag, 12. November um 16:00 Uhr live in XGait gebaut.
Musterbetrieb
Sonnhalde Muster GmbH: Fruchtaufstriche, Chutneys und Sirupe, 45 Mitarbeitende
Verkaufswege
eigener Shop, zwei Marktplätze, drei Handelspartner, Abo
Daten
Testdaten und Testbestellungen, keine echten Kunden
✕Die Charge steht auf dem Laufzettel. Bestand im Shop, MHD in Excel, Bestellungen per E-Mail.
✓Die Charge steht im System. Chargennummer, MHD, Menge und Lagerort an einer Stelle.
✕Was zuerst raus muss, weiß eine Person. Ware läuft ab, weil die falsche Charge gepackt wurde.
✓Kürzestes MHD zuerst. Beim Packen schlägt das System die passende Charge vor.
✕Jeder Handelspartner will etwas anderes. Mindest-Restlaufzeiten stehen in E-Mails und Köpfen.
✓Vorgaben je Partner hinterlegt. Zu kurze Ware wird übersprungen, mit Begründung.
✕Eine Rückfrage heißt suchen. In welchen Gläsern steckt der Rohstoff, und wohin gingen sie?
✓Rückverfolgung mit einer Eingabe. Jede betroffene Bestellung über alle Kanäle auf einer Liste.
Eine Erdbeer-Lieferung fällt auf: die Geschichte einer Charge.
Wir begleiten eine Lieferung Erdbeeren durch den Musterbetrieb, vom Wareneingang bis zur letzten Bestellung, so wie sie im Livestream gebaut wird.
1 · Wareneingang
Erdbeeren mit Charge und MHD
Die Lieferung bekommt eine eigene Chargennummer. Ohne Mindesthaltbarkeitsdatum lässt sie sich nicht einbuchen, zu knappe Ware landet zur Prüfung.
Frei
2 · Produktion
Aus Erdbeeren wird Fruchtaufstrich
Die Rezeptur gibt die Mengen vor. Die neuen Gläser bekommen ihre eigene Charge, und die weiß, welche Rohstoff-Chargen in ihr stecken.
Fertig gemeldet
3 · Verkauf
Shop, Marktplatz, Bioladen, Abo
Alle greifen auf einen Bestand zu. Beim Packen schlägt das System die Charge mit dem kürzesten MHD vor und hält die Vorgaben jedes Handelspartners ein.
Kommissioniert
4 · Der Anruf
Der Lieferant meldet eine Auffälligkeit
Bei einer Erdbeer-Lieferung stimmt etwas nicht. Ohne System beginnt jetzt die Suche in Laufzetteln, Listen und Postfach.
5 · Sperre
Eine Charge sperren, alles hängt dran
Die Qualitätssicherung sperrt die Erdbeer-Charge mit Grund. Alle Gläser, in denen sie steckt, werden mitgesperrt; gepackte Pakete stoppt das System.
Gesperrt
6 · Rückverfolgung
Jede Bestellung auf einer Liste
Eine Eingabe: die Chargennummer. Im Szenario sind es zwölf Bestellungen über Shop, Marktplätze, Handel und Abo, drei davon noch rechtzeitig gestoppt.
Beispielansicht aus der bedienbaren Demo auf xgait.com (Funktion Lebensmittel-ERP), mit erfundenen Daten: jede Charge mit Rezeptur-Version, Mindesthaltbarkeit und Freigabe. Nach dem Livestream steht hier das System aus dem Stream.
Stand: 5. November 2026 · Verantwortlich: Niclas Baldus, Baldux GmbH
Was im System dahintersteckt
Sechs Bausteine, konfiguriert, nicht programmiert. Die Grenzwerte und Regeln stellen wir mit Ihnen ein.
Aus der Demo-Instanz: Die Beziehungskarte zeigt, wie Objekte verknüpft sind. Im Szenario verbindet sie Rohstoff-Charge, Produktion und Fertigware-Charge.
✓Wareneingang — Lieferanten-Charge, eigene Chargennummer, MHD-Pflicht
✓Rezeptur — Versionen, es gilt immer genau eine
✓Fertigware-Charge — speichert, welche Rohstoff-Chargen in ihr stecken
✓Ein Bestand — für Shop, Marktplätze, Handel und Abo, Sets aus Einzelartikeln gerechnet
✓Kommissionierung — kürzestes MHD zuerst (FEFO), Vorgaben je Handelspartner, Lieferschein mit Charge
✓Sperre und Rückverfolgung — Folgesperre, gestoppte Pakete, Liste aller Bestellungen, Protokoll, Excel-Export
Dasselbe System in vier weiteren Branchen
Im Stream zeigen wir dieselben Bausteine an vier weiteren erfundenen Betrieben.
✓Rösterei und Feinkost — jede Röstung eine eigene Charge, Cafés mit eigener Mindest-Restlaufzeit
✓Nahrungsergänzung — Rohstoffe zuerst in Quarantäne, Freigabe erst mit Prüfdokument
✓Heimtiernahrung — Probierpakete und Abos aus einem Bestand
✓Naturkosmetik — beigestellte Ware aus Lohnabfüllung getrennt im Fremdbestand
Rechenbeispiel: Was die Suche von Hand kostet
Annahmen, keine Messung. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Heute
1 Person × 30 Minuten
MHD-Kontrolle am Tag
Im Jahr
× 220 Arbeitstage
= 110 Stunden
Wert
× 40 € (angenommen)
= 4.400 €
Im Ernstfall
Rückverfolgung von Hand:
mehrere Personen, Listen, Postfach
Kurz erklärt: Chargenverwaltung und Rückverfolgbarkeit
Eine Charge ist eine Menge, die unter gleichen Bedingungen eingekauft oder hergestellt wurde; die Chargennummer macht sie unterscheidbar. Rückverfolgbarkeit heißt: Für jede Charge lässt sich sagen, aus welchen Rohstoffen sie entstanden ist und an wen sie gegangen ist.
Grenzen des Szenarios: Fragen zu Kennzeichnung, Pflichten oder Vorschriften Ihrer Branche klären Sie mit Ihren Fachleuten; XGait dokumentiert, was Sie einrichten. Shop, Marktplätze und Paketdienst sind im Stream nicht angebunden. Unsere Experten bauen mit Hilfe von KI; in Ihrem System ist keine KI aktiv, die Plattform-KI lässt sich künftig gesondert zuschalten.
Wie das für Ihre Abläufe aussieht, zeigen wir Ihnen gern.Erstgespräch buchen
Häufige Fragen
Was ist eine Chargennummer?
Eine Chargennummer kennzeichnet eine Menge, die unter gleichen Bedingungen eingekauft oder hergestellt wurde. Über sie lässt sich nachvollziehen, woher eine Ware stammt und wohin sie gegangen ist.
Was bedeutet FEFO?
First Expired, First Out: Die Ware, deren Mindesthaltbarkeit zuerst endet, geht zuerst raus. Im Szenario schlägt das System beim Kommissionieren automatisch die passende Charge vor und beachtet dabei die Vorgaben der Handelspartner.
Wie funktioniert die Rückverfolgung im Szenario?
Sie geben eine Chargennummer ein. Das System zeigt die verbundenen Rohstoff- oder Fertigware-Chargen und jede Bestellung, in der eine betroffene Charge steckt, über alle Verkaufswege, mit Export als Excel-Datei.
Ersetzt das ein HACCP-Konzept?
Nein. In XGait richten Sie Ihre Abläufe ein und dokumentieren, was Sie festlegen, etwa Prüfungen im Wareneingang oder Sperren mit Grund. Das Konzept und die Pflichten Ihrer Branche klären Sie mit Ihren Fachleuten.
Ist die Sonnhalde Muster GmbH ein Kunde von XGait?
Nein. Der Betrieb, alle Lieferanten, Handelspartner und Bestellungen sind frei erfunden. Echt ist das System, das dazu im Livestream gebaut wird.
Was kostet das?
Der Preis richtet sich nach dem Umfang Ihrer Module und Daten, nicht nach der Zahl der Benutzer. Die Einführung erhalten Sie als Festpreis für den vereinbarten Umfang nach der Prozessaufnahme.
Alle gezeigten Betriebe, Personen, Lieferanten, Handelspartner und Bestellungen sind frei erfunden. Ähnlichkeiten mit echten Unternehmen sind nicht beabsichtigt. Im Stream sind keine echten Shops oder Marktplätze angebunden.
Ihre Chargen, Ihre Regeln. Wir zeigen Ihnen, wie das aussieht.
XGait ist kein Produkt von der Stange. Ihr System startet leer und wird auf Ihre Felder, Prozesse, Abläufe und Schnittstellen zugeschnitten, prozessoptimiert aufgebaut. Im Gespräch sagen wir Ihnen offen, was es braucht und in welche Richtung der Preis geht.
